Warum das Thema bei KI besonders heikel ist
Bei einer klassischen Suche sieht man eine Trefferliste und öffnet Dokumente einzeln – fehlt das Recht, bleibt die Datei zu. Eine KI-Suche formuliert dagegen eine Antwort aus mehreren Quellen. Wenn dabei ein vertrauliches Dokument mit einfließt, steht dessen Inhalt in der Antwort, ohne dass die Datei je geöffnet wurde. Die Rechteprüfung muss deshalb vor dem Formulieren der Antwort stattfinden, nicht erst beim Anzeigen der Quellen.
Rechte übernehmen statt nachbauen
Jede Quelle hat eigene Regeln: Ordnerrechte in der Ablage, Postfachzugriffe im Mailsystem, Rollen im Fachprogramm. Sauber ist ein Aufbau, bei dem die KI-Suche diese Rechte aus der jeweiligen Quelle liest und laufend aktualisiert. Ein separat gepflegtes Rechtemodell driftet mit der Zeit ab – etwa wenn jemand die Abteilung wechselt und nur in einem der beiden Systeme angepasst wird.
Alte Freigaben werden plötzlich sichtbar
Ein häufig unterschätzter Effekt: In vielen Ablagen sind Ordner versehentlich für alle freigegeben, etwa eine alte Gehaltsliste im Projektordner. Bisher fiel das nicht auf, weil niemand dort suchte. Eine Suche, die Inhalte aktiv zusammenführt, macht solche Lücken sichtbar. Vor dem Start empfiehlt sich deshalb eine Durchsicht der sensiblen Bereiche und ihrer tatsächlichen Freigaben.
Bewusst ausgeschlossene Bereiche
Nicht jede Quelle muss angebunden werden. Personalakten, Gesellschafterunterlagen oder vertrauliche Verhandlungen können ganz außen vor bleiben. Das sollte schriftlich festgehalten sein, damit später nachvollziehbar ist, warum bestimmte Fragen keine Antwort liefern. Auch persönliche Postfächer brauchen eine klare Regel: Wird nur auf Funktionspostfächer zugegriffen, oder auch auf persönliche, und mit wessen Einverständnis?
Wie KheepU damit umgeht
KheepU arbeitet als Verarbeiter über den bestehenden Systemen und übernimmt deren Zugriffsrechte; die Quellen bleiben führend. Welche Bereiche angebunden werden und welche nicht, wird vor dem Start gemeinsam festgelegt. Technische Details zu Betrieb und Schutzmaßnahmen finden Sie auf unserer Sicherheitsseite. Unabhängig vom Werkzeug gilt: Die Verantwortung für richtige Rechte in den Quellsystemen liegt beim Betrieb.