Anwendungsfall · Versicherungsmakler
Beratungsnotiz aus dem Gespräch vorbereiten
Einen Entwurf der Beratungsnotiz aus Gespräch und Korrespondenz – geprüft vom Makler.
Das Problem
Nach einem Beratungsgespräch soll festgehalten werden, was der Kunde wünscht, welche Hinweise gegeben wurden und wofür er sich entschieden hat. Im Alltag entsteht diese Notiz oft spät, knapp und aus der Erinnerung. Was im Gespräch beiläufig gesagt wurde, fehlt dann.
Später, bei einem Schaden oder einer Beschwerde, ist genau diese Notiz die Grundlage, um nachzuvollziehen, was besprochen wurde.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Quellen sammeln
Die Gesprächsnotiz des Beraters, vorausgehende Mails und gegebenenfalls ein Angebotsvergleich werden dem Beratungsvorgang zugeordnet.
Schritt 2
Entwurf gliedern
Daraus entsteht ein Entwurf nach der im Büro verwendeten Struktur: Ausgangslage, Wünsche und Bedürfnisse, gegebene Hinweise, Entscheidung des Kunden. Jede Angabe verweist auf ihre Quelle.
Schritt 3
Prüfen und ergänzen
Der Makler liest den Entwurf, korrigiert und ergänzt, was nur im Gespräch gesagt wurde. Erst dann wird die Notiz übernommen.
Was sich ändert
- Die Beratungsnotiz entsteht zeitnah statt am Ende der Woche
- Beiläufige Wünsche und Hinweise aus der Korrespondenz gehen nicht verloren
- Spätere Rückfragen lassen sich anhand der Quellen nachvollziehen
Themen: Wissensmanagement im Maklerbüro
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Notiz ist intern, hat aber Gewicht, wenn später über die Beratung gesprochen wird. Deshalb übernimmt der Makler sie erst nach eigener Prüfung.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Versicherungsmakler
Weitere Anwendungsfälle im Maklerbüro
Schadenmeldung aufnehmen und weitergeben
Aus Fotos, Anruf und Rechnung eine vollständige Meldung an den Versicherer vorbereiten.
Versichererpost zuordnen
Post der Versicherer dem richtigen Kunden, Vertrag oder Schaden zuordnen.
Bestandsübertragungen nachhalten
Offene Bestandsübertragungen erkennen und die Nachfrage beim Versicherer vorbereiten.
Deckungsfragen mit Fundstelle beantworten
Entwürfe zu Deckungsfragen aus den Unterlagen des konkreten Vertrags, mit Fundstelle.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErfüllt das die Dokumentationspflichten des Maklers?
Das System unterstützt die Dokumentation, indem es Entwürfe mit Quellen vorbereitet. Ob Inhalt und Form genügen, beurteilt und verantwortet der Makler.
Wird das Beratungsgespräch aufgezeichnet?
Nicht standardmäßig. Grundlage ist die Notiz des Beraters und die vorhandene Korrespondenz. Eine Aufzeichnung setzt eine eigene Entscheidung und die Information des Kunden voraus.