Versicherungsmakler
Zwischen Kunde und Versicherer geht im Büro zu viel verloren
Ein Maklerbüro steht in der Mitte: Kunden melden Schäden und stellen Fragen, Versicherer schicken Nachträge, Rückfragen und Abrechnungen. Ein großer Teil des Tages besteht darin, beides zusammenzubringen. Dort setzen wir an, ohne Ihr Maklerverwaltungsprogramm zu ersetzen.
Alltag
Wo im Maklerbüro Zeit verloren geht
Schäden kommen in jeder Form
Ein Anruf nach dem Wasserrohrbruch, ein paar Handyfotos per Messenger, später eine Mail mit der Rechnung des Installateurs. Bis daraus eine vollständige Meldung an den Versicherer wird, muss jemand nachfragen, sortieren und abtippen.
Versichererpost ohne klare Zuordnung
Nachträge, Polizzen, Schadenkorrespondenz, Prämienvorschreibungen – jeder Versicherer schickt anders, mal mit Polizzennummer, mal nur mit Schadennummer, mal über das eigene Portal. Die Zuordnung zum Kunden ist Handarbeit.
Wiedervorlagen hängen am Gedächtnis
Der Kunde wollte vor der Hauptfälligkeit noch über die Deckungssumme reden, der Versicherer hat eine Antwort zugesagt, eine Bestandsübertragung ist seit längerem offen. Was davon im Programm als Wiedervorlage steht, hängt davon ab, wer das Telefonat geführt hat.
Dokumentation neben dem Gespräch
Beratung muss nachvollziehbar festgehalten werden. Im Alltag entsteht die Notiz oft erst am Abend, aus der Erinnerung und unter Zeitdruck.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Wo ein Schaden hängt, steht in der Korrespondenz, nicht im Vertrag
Das Maklerverwaltungsprogramm kennt Verträge und Prämien. Wie lange ein Versicherer für eine Schadenregulierung braucht oder welcher Kunde zum dritten Mal anruft, zeigt es kaum. Genau das macht die Auswertung der Kommunikation sichtbar.
Kommunikation
Ihr Kunde ruft an, der Versicherer schreibt zurück – und beides gehört zusammen
Im Maklerbüro kommt jedes Anliegen von zwei Seiten. Wir führen Kundenkommunikation und Versichererkorrespondenz zu einem Vorgang zusammen, damit niemand zwischen Postfach, Portal und Programm hin- und herspringen muss.
Wissensmanagement
Was ein Kunde vor Jahren gesagt hat, sollte heute noch auffindbar sein
Gute Maklerarbeit lebt davon, die Situation des Kunden zu kennen: Familie, Betrieb, Risiken, frühere Entscheidungen. Dieses Wissen steckt in Gesprächen und Mails, selten im Vertragsdatensatz. Wir halten es am Kunden, ohne es zu kopieren.
Wissen validieren
Welche Bedingungen gelten, steht in der Polizze, nicht im Sprachmodell
Eine Antwort auf eine Deckungsfrage ist nur so gut wie die Fassung, auf die sie sich stützt. Deshalb erlauben wir KI im Maklerbüro nur Entwürfe mit Fundstelle in den Unterlagen des konkreten Vertrags – und eine Person im Büro gibt frei.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Schadenmeldung aufnehmen und weitergeben
Aus Fotos, Anruf und Rechnung eine vollständige Meldung an den Versicherer vorbereiten.
Versichererpost zuordnen
Post der Versicherer dem richtigen Kunden, Vertrag oder Schaden zuordnen.
Bestandsübertragungen nachhalten
Offene Bestandsübertragungen erkennen und die Nachfrage beim Versicherer vorbereiten.
Beratungsnotiz aus dem Gespräch vorbereiten
Einen Entwurf der Beratungsnotiz aus Gespräch und Korrespondenz – geprüft vom Makler.
Deckungsfragen mit Fundstelle beantworten
Entwürfe zu Deckungsfragen aus den Unterlagen des konkreten Vertrags, mit Fundstelle.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die im Maklerbüro gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Maklerverwaltungsprogramm
- Versichererportale
- Vergleichsrechner
- Microsoft 365
- Telefonanlage
- Dokumentenablage
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo im Maklerbüro bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenErsetzt das unser Maklerverwaltungsprogramm?
Nein. Kunden, Verträge, Courtagen und Wiedervorlagen bleiben in Ihrem Programm. Wir ordnen die Kommunikation, die heute daneben in Postfächern und am Telefon stattfindet. Ob eine direkte Anbindung an Ihr Programm möglich ist, klären wir am konkreten System.
Gibt das System Auskünfte zum Versicherungsschutz?
Nicht selbstständig. Es kann Fundstellen in Bedingungen und Polizzen zeigen und Entwürfe vorbereiten. Was einem Kunden zum Deckungsumfang gesagt wird, gibt eine Person im Büro frei, und verbindlich entscheidet ohnehin der Versicherer.
Wer ist für die Kundendaten verantwortlich?
Sie. KheepU arbeitet als Auftragsverarbeiter nach Ihrer Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Welche Postfächer und Ablagen angebunden werden, legen Sie fest.
Womit fängt ein Maklerbüro an?
Häufig mit der Schadenaufnahme oder der Zuordnung der Versichererpost, weil dort die meisten Medienbrüche entstehen. Weitere Abläufe kommen erst dazu, wenn der erste im Alltag trägt.