Anwendungsfall · Hotellerie
Gruppen- und Seminaranfragen koordinieren
Seminar- und Gruppenanfragen mit allen Bausteinen erfassen und offene Punkte nachhalten.
Das Problem
Eine Seminar- oder Gruppenanfrage ist eine kleine Projektplanung: Zimmerkontingent, Tagungsraum, Technik, Pausenverpflegung, Abendessen, Rahmenprogramm, Rechnungsadresse, Teilnehmerliste. Die Angaben kommen nach und nach, oft von verschiedenen Personen beim Veranstalter.
Im Hotel arbeiten Bankett, Küche, Reservierung und Rezeption daran. Was zuletzt vereinbart wurde, steht in irgendeiner Mail. Am Veranstaltungstag zeigt sich dann, ob die vegetarischen Essen richtig gezählt waren und der Beamer im richtigen Raum steht.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Anfrage in Bausteine zerlegen
Aus der Anfrage werden Zeitraum, Teilnehmerzahl, Zimmer, Raum, Technik, Verpflegung und Sonderwünsche erfasst. Was fehlt, wird als offene Frage notiert.
Schritt 2
Änderungen zuordnen
Jede weitere Nachricht des Veranstalters wird der Veranstaltung zugeordnet. Geänderte Angaben werden mit der vorherigen Fassung und der Quelle angezeigt.
Schritt 3
Abteilungen informieren
Änderungen, die Küche, Bankett oder Housekeeping betreffen, gehen als Aufgabe an die jeweilige Abteilung.
Schritt 4
Offenes vor dem Termin
Vor der Veranstaltung erscheint eine Liste der noch offenen Punkte, etwa fehlende Teilnehmerliste oder unbestätigte Menüwahl, mit Entwürfen für die Nachfrage beim Veranstalter.
Was sich ändert
- Der aktuelle Stand einer Veranstaltung ist an einer Stelle nachlesbar
- Änderungen erreichen alle betroffenen Abteilungen
- Offene Punkte fallen vor dem Veranstaltungstag auf
Themen: Kommunikation in der Hotellerie · Wissensmanagement in der Hotellerie
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Nachfragen und Bestätigungen gehen an den Veranstalter und betreffen Leistungen und Preise. Interne Aufgaben laufen direkt, alles nach außen gibt ein Mensch frei.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Hotellerie
Weitere Anwendungsfälle in der Hotellerie
Buchungsanfragen aus dem Reservierungspostfach beantworten
Direkte Buchungsanfragen strukturiert erfassen und Antworten mit gültigen Raten vorbereiten.
Gästewünsche vor der Anreise weitergeben
Wünsche aus allen Kanälen erkennen und vor der Anreise an die zuständige Abteilung übergeben.
Bewertungen auswerten und Antworten vorbereiten
Wiederkehrende Themen in Bewertungen erkennen und Antworten im Ton des Hauses vorbereiten.
Hauswissen für Saisonkräfte abrufbar machen
Fragen neuer Kolleginnen zu Abläufen und Hausregeln aus freigegebenen Unterlagen beantworten.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErsetzt das unsere Bankettsoftware?
Nein. Funktionsblätter und Abrechnung bleiben in Ihren Werkzeugen. Wir sorgen dafür, dass die Kommunikation mit dem Veranstalter vollständig dort ankommt.
Kann das System auch Angebote für Seminare erstellen?
Es kann Entwürfe aus Ihren freigegebenen Pauschalen und Preislisten vorbereiten. Sonderkonditionen und die Freigabe des Angebots liegen bei Ihrem Team.