Anwendungsfall · Hotellerie
Buchungsanfragen aus dem Reservierungspostfach beantworten
Direkte Buchungsanfragen strukturiert erfassen und Antworten mit gültigen Raten vorbereiten.
Das Problem
Direktbuchungen sind für Hotels wertvoll, weil keine Provision anfällt. Trotzdem bleiben Anfragen im Reservierungspostfach oft länger liegen als nötig: Jede verlangt einen Blick ins PMS, das Zusammensuchen der passenden Rate, eine freundliche Mail in der Sprache des Gastes – während an der Rezeption Gäste einchecken.
Wer zu spät antwortet, verliert den Gast an ein Portal oder an das Haus nebenan. Wer schnell, aber ungenau antwortet, nennt womöglich eine Rate, die für den Zeitraum nicht gilt.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Anfrage verstehen
Zeitraum, Anzahl der Personen, Kinder, Zimmerwunsch und besondere Wünsche werden aus der Mail herausgelesen. Fehlt etwas Wesentliches, wird das markiert.
Schritt 2
Verfügbarkeit und Rate prüfen
Wo eine Anbindung an PMS oder Channel-Manager besteht, werden Verfügbarkeit und gültige Raten abgefragt, sonst aus der freigegebenen Ratenübersicht entnommen – jeweils mit Stand.
Schritt 3
Entwurf in der Sprache des Gastes
Es entsteht ein Antwortentwurf mit Angebot, Leistungen der Rate und Stornobedingungen, wie sie in der Quelle stehen. Die Reservierung prüft, passt an und versendet.
Schritt 4
Nachfassen
Bleibt eine Rückmeldung des Gastes aus, liegt nach der vereinbarten Frist ein Erinnerungsentwurf bereit.
Was sich ändert
- Anfragen werden mit vollständigen Angaben und gültigen Raten beantwortet
- Die Reservierung prüft Entwürfe, statt jede Mail neu zu schreiben
- Offene Angebote geraten nicht in Vergessenheit
Themen: Kommunikation in der Hotellerie · Wissen validieren in der Hotellerie
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Ein Angebot an den Gast ist eine Zusage mit Preis. Deshalb bereitet das System vor und die Reservierung entscheidet, was hinausgeht.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Hotellerie
Weitere Anwendungsfälle in der Hotellerie
Gruppen- und Seminaranfragen koordinieren
Seminar- und Gruppenanfragen mit allen Bausteinen erfassen und offene Punkte nachhalten.
Gästewünsche vor der Anreise weitergeben
Wünsche aus allen Kanälen erkennen und vor der Anreise an die zuständige Abteilung übergeben.
Bewertungen auswerten und Antworten vorbereiten
Wiederkehrende Themen in Bewertungen erkennen und Antworten im Ton des Hauses vorbereiten.
Hauswissen für Saisonkräfte abrufbar machen
Fragen neuer Kolleginnen zu Abläufen und Hausregeln aus freigegebenen Unterlagen beantworten.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBucht das System Zimmer direkt im PMS?
Nein. Die Buchung legt Ihr Team an, wenn der Gast zusagt. Das System bereitet Angebot und Antwort vor.
Was, wenn wir keine Anbindung an das PMS haben?
Dann arbeiten wir mit Ihrer freigegebenen Ratenübersicht, und die Verfügbarkeit prüft die Reservierung beim Freigeben. Was bei Ihrem System möglich ist, klären wir zu Beginn.