Hotellerie
Der Gast merkt nicht, wie viele Hände an seinem Aufenthalt arbeiten. Er merkt nur, wenn eine fehlt.
Ein Zimmerwunsch per Mail, eine Seminaranfrage am Telefon, die Bitte um ein Babybett über das Buchungsportal. Im Hotel kommt jede Information auf einem anderen Weg und muss bei einer anderen Abteilung landen. Wir sorgen dafür, dass sie ankommt.
Alltag
Wo in der Hotellerie Zeit verloren geht
Anfragen auf allen Wegen
Direktbuchungen per Mail, Rückfragen über Portale, Anrufe an der Rezeption, Nachrichten über Messenger. Jede Anfrage verlangt einen Blick ins PMS, oft ein Angebot, manchmal eine Abstimmung mit der Küche – und an der Rezeption steht gleichzeitig ein Gast.
Gästewünsche verlieren sich unterwegs
Der Wunsch nach einem ruhigen Zimmer steht in der Buchungsmail, die Info zum Hochzeitstag in einer Notiz vom Telefonat. Ob das Housekeeping und der Service davon wissen, hängt davon ab, wer die Nachricht gelesen hat.
Gruppen und Seminare binden Wochen
Eine Seminaranfrage bedeutet Zimmerkontingent, Raum, Technik, Pausenverpflegung, Abendessen und Teilnehmerliste. Bis alles abgestimmt ist, laufen Dutzende Mails zwischen Veranstalter, Bankett, Küche und Rezeption.
Jede Saison neue Kolleginnen
Saisonkräfte und Aushilfen müssen schnell wissen, wie das Haus funktioniert: wann das Frühstück endet, wo die Garage ist, was bei Late-Check-out gilt. Gefragt wird die erfahrene Kollegin, die selbst gerade drei Dinge gleichzeitig tut.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Was Ihre Gäste wollen, steht schon in ihren Nachrichten
Das PMS kennt Auslastung, Rate und Aufenthaltsdauer. Warum ein Gast nicht gebucht hat, was ihn vor der Anreise beschäftigt und was ihn danach gestört hat, steht in Mails, Portalnachrichten und Bewertungen.
Kommunikation
Ein Gast, ein Aufenthalt, ein Verlauf
Die Buchung kommt über ein Portal, die Frage zum Parken per Mail, der Wunsch nach einem späten Check-in per Anruf. Wir führen alles bei der Reservierung zusammen, damit Rezeption, Reservierung und Housekeeping vom selben Gast sprechen.
Wissensmanagement
Ein Stammgast sollte nicht merken, dass heute jemand Neues an der Rezeption steht
Welches Zimmer ein Stammgast bevorzugt, was mit dem Firmenkunden für die Tagung vereinbart wurde, wie das Haus mit späten Anreisen umgeht. Dieses Wissen macht einen Aufenthalt gut – und es liegt bei wenigen Personen.
Wissen validieren
Was dem Gast zugesagt wird, muss das Haus auch einlösen
Eine Antwort, die ein Frühstück inklusive verspricht, das in der Rate nicht enthalten ist, wird an der Rezeption zum Streitfall. Deshalb stützt sich jede vorbereitete Antwort auf eine Quelle – Rate, Hausinformation, Vereinbarung – und ein Mensch gibt sie frei.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Buchungsanfragen aus dem Reservierungspostfach beantworten
Direkte Buchungsanfragen strukturiert erfassen und Antworten mit gültigen Raten vorbereiten.
Gruppen- und Seminaranfragen koordinieren
Seminar- und Gruppenanfragen mit allen Bausteinen erfassen und offene Punkte nachhalten.
Gästewünsche vor der Anreise weitergeben
Wünsche aus allen Kanälen erkennen und vor der Anreise an die zuständige Abteilung übergeben.
Bewertungen auswerten und Antworten vorbereiten
Wiederkehrende Themen in Bewertungen erkennen und Antworten im Ton des Hauses vorbereiten.
Hauswissen für Saisonkräfte abrufbar machen
Fragen neuer Kolleginnen zu Abläufen und Hausregeln aus freigegebenen Unterlagen beantworten.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die in der Hotellerie gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Property-Management-System (PMS)
- Channel-Manager
- Buchungsportale
- Bankett- und Veranstaltungsplanung
- Bewertungsplattformen
- Microsoft 365
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo in der Hotellerie bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenErsetzt das unser PMS oder den Channel-Manager?
Nein. Reservierungen, Raten und Verfügbarkeiten bleiben dort, wo sie heute gepflegt werden. Wir ordnen die Kommunikation rund um Buchung und Aufenthalt und lesen Daten nur dort, wo eine Anbindung möglich ist.
Schreibt das System Gästen selbstständig?
Nein. Antworten an Gäste und Veranstalter werden vorbereitet und von Ihrem Team freigegeben. Interne Übergaben, etwa an das Housekeeping, können nach Ihrer Entscheidung ohne Zwischenschritt laufen.
Passt das auch für ein kleines Haus?
Gerade dort, wo Rezeption, Reservierung und Bankett in wenigen Händen liegen, zählt jede Anfrage, die nicht doppelt gelesen werden muss. Ob es sich für Ihr Haus lohnt, prüfen wir an Ihren tatsächlichen Abläufen.
Wie fangen wir an?
Mit dem Reservierungspostfach oder den Gästewünschen vor der Anreise – je nachdem, wo heute mehr verloren geht. Erst wenn dieser Ablauf stabil läuft, nehmen wir den nächsten dazu.