Datenanalyse im Handwerk
Was dem Betrieb durch die Finger rinnt, steht selten in der Buchhaltung
Die Rechnung zeigt, was verrechnet wurde. Sie zeigt nicht die Anfragen, die nie beantwortet wurden, und nicht die Zusatzarbeiten, die niemand aufgeschrieben hat. Genau dort lohnt sich der Blick in die eigene Kommunikation.
Die Ausgangslage
Handwerksbetriebe haben meist ein gutes Gefühl dafür, welche Aufträge gut gelaufen sind und welche nicht. Belastbar ist dieses Gefühl selten. Ob ein Auftrag tatsächlich Geld gebracht hat, hängt an Dingen, die nirgends zusammenlaufen: an der Zahl der Besichtigungen vor dem Angebot, an Nachträgen, die mündlich vereinbart und nie abgerechnet wurden, an Fahrten wegen fehlenden Materials.
Dazu kommt der Eingang. Anfragen kommen per Anruf, per Mail, über das Kontaktformular der Website und als Sprachnachricht. Wie viele davon zu einem Angebot werden und wie viele einfach versanden, weiß kaum ein Betrieb. Dabei ist das oft der erste Hebel: nicht mehr Anfragen gewinnen, sondern weniger verlieren.
Schließlich die Nachkalkulation. Sie wird im Handwerk häufig verschoben, weil die Zahlen erst mühsam aus Stundenzetteln, Lieferscheinen und Gedächtnis zusammengesucht werden müssen. Wenn sie fehlt, wiederholen sich Kalkulationsfehler beim nächsten ähnlichen Auftrag.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Eingänge erfassen, egal über welchen Weg
Anrufnotizen, Mails, Formularanfragen und Sprachnachrichten werden als Anfrage erfasst und einem Kunden und einer Baustelle zugeordnet. Das Büro bestätigt die Zuordnung, statt sie selbst herzustellen.
Schritt 2
Den Weg einer Anfrage nachzeichnen
Wann kam die Anfrage, wann war die Besichtigung, wann ging das Angebot hinaus, wann kam eine Antwort? Aus diesen Zeitpunkten entsteht ein Bild, an welcher Stelle Anfragen typischerweise hängen bleiben.
Schritt 3
Regiearbeit gegen Angebot legen
Regieberichte, Materialentnahmen und Fotos einer Baustelle werden dem ursprünglichen Angebot gegenübergestellt. Abweichungen werden sichtbar, solange die Baustelle noch läuft und nicht erst bei der Schlussrechnung.
Schritt 4
Erkenntnisse in die Arbeitswoche
Ein Hinweis am Montag, dass drei Angebote ohne Rückmeldung sind oder eine Baustelle deutlich mehr Regie aufweist als kalkuliert, nützt mehr als ein Jahresbericht. Hinweise landen als Aufgabe beim Büro oder bei der Bauleitung im Betrieb.
Ein typischer Fall
Ein Installationsbetrieb wundert sich, warum Badsanierungen trotz voller Auftragsbücher wenig abwerfen. Die Gegenüberstellung von Angebot, Regieberichten und Fotos zeigt ein Muster: Bei fast jeder Sanierung tauchen hinter der alten Verfliesung zusätzliche Leitungsarbeiten auf, die vor Ort mündlich vereinbart, aber nur teilweise schriftlich festgehalten werden. Der Betrieb nimmt daraufhin eine Position für Unvorhergesehenes ins Angebot auf und lässt Zusatzarbeiten auf der Baustelle per Foto und Kurznotiz bestätigen.
Wo der Mensch entscheidet
Ausgewertet werden Anfragen, Baustellen und Abläufe, nicht die Leistung einzelner Monteure. Eine Aussage wie „Wer arbeitet am langsamsten?“ bauen wir nicht. Und was aus einer Auswertung folgt – Preisänderung, anderer Ablauf, Gespräch mit einem Kunden – entscheidet die Betriebsleitung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Anwendungsfälle
Passende Abläufe im Handwerk
Angebotsanfragen vollständig machen
Fehlende Angaben in Anfragen erkennen und gezielt nachfragen.
Regiebericht aus Notizen und Fotos entwerfen
Ein Entwurf des Regieberichts aus dem, was auf der Baustelle ohnehin entsteht.
Offene Angebote im Blick behalten
Angebote ohne Rückmeldung erkennen und rechtzeitig an das Büro melden.
Weitere Themen im Handwerk
- Kommunikation →Der Kunde ruft an, schreibt und schickt Fotos. Bei Ihnen landet eine Baustelle.
- Wissensmanagement →Der erfahrene Monteur weiß, wo die Leitung liegt. Der neue sollte es auch wissen.
- Wissen validieren →Falsches Ersatzteil, falscher Fördersatz: Beides fällt erst beim Kunden auf
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktBrauchen wir dafür eine lückenlose Zeiterfassung?
Nein. Eine vorhandene Zeiterfassung hilft, ist aber nicht Voraussetzung. Viel lässt sich bereits aus Anfragen, Angeboten, Regieberichten und Fotos ablesen, die ohnehin entstehen.
Werden Daten aus unserer Handwerkersoftware abgezogen?
Nur das, was für die Zuordnung gebraucht wird, etwa Kundennummer, Baustelle und Angebotsnummer. Kalkulation und Faktura bleiben in Ihrem Programm.
Funktioniert das auch, wenn wir viel telefonisch abwickeln?
Ja, gerade dann. Anrufe werden als kurze Notiz erfasst und am Vorgang abgelegt. Ohne diese Notiz bleibt der telefonische Teil eines Auftrags unsichtbar, und mit ihr wird er auswertbar.