Kommunikation für die Assistenz
Ein Termin, ein Vorgang – egal über wie viele Kanäle er abgestimmt wird
Die Assistenz spricht im Namen der Geschäftsführung, oft über mehrere Kanäle gleichzeitig. Wir halten die Fäden zusammen und bereiten Antworten vor, die Sie nur noch prüfen und abschicken.
Die Ausgangslage
Eine Terminabstimmung mit einem Geschäftspartner beginnt per Mail, wird von dessen Assistenz telefonisch verschoben und am Ende im Chat bestätigt. Dazwischen fragt die eigene Geschäftsführung kurz im Flur, ob es nicht doch am Donnerstag ginge. Den aktuellen Stand kennt nur, wer alle Kanäle im Kopf zusammenführt.
Dazu kommt das Postfach der Geschäftsführung, das Sie vorsortieren: Einladungen, Anfragen von Verbänden, Kundenanliegen, die eskaliert wurden, Newsletter. Vieles davon könnten Sie selbst beantworten, wenn Sie nicht jedes Mal den Ton treffen und die Vorgeschichte heraussuchen müssten.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Abstimmungen zusammenführen
Nachrichten zu einem Termin oder Anliegen werden zu einem Vorgang verbunden, auch wenn sie über unterschiedliche Kanäle kommen. Der aktuelle Stand steht oben, die Historie darunter.
Schritt 2
Postfach vorsortieren
Eingehende Nachrichten an die Geschäftsführung werden nach Dringlichkeit und Art eingeordnet. Sie entscheiden, was weitergereicht, delegiert oder selbst beantwortet wird.
Schritt 3
Antwortentwürfe im passenden Ton
Für Zusagen, Absagen und Terminvorschläge entsteht ein Entwurf, der sich an früheren Antworten der Geschäftsführung orientiert. Sie passen an und senden.
Schritt 4
Offene Rückmeldungen nachhalten
Wartet ein Partner auf eine Bestätigung oder die Geschäftsführung auf eine Antwort von außen, bleibt das sichtbar, bis es erledigt ist.
Ein typischer Fall
Ein Lieferant möchte ein Jahresgespräch mit der Geschäftsführung. Die erste Anfrage kommt per Mail, die Rückfrage zum Ort per Telefon, ein alternativer Termin per Chat. Alles landet im selben Vorgang. Als der Lieferant eine Woche später fragt, ob die Agenda schon feststeht, liegt der Assistenz ein Antwortentwurf vor, der auf den bestätigten Termin und die bisher genannten Themen verweist. Sie ergänzt einen Punkt und schickt ihn ab.
Wo der Mensch entscheidet
Nichts geht im Namen der Geschäftsführung hinaus, ohne dass Sie oder die Geschäftsführung es freigegeben haben. Zusagen, Absagen und inhaltliche Positionen formuliert das System als Entwurf, nicht als Entscheidung.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für die Assistenz
Kommunikation aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKann das System im Namen der Geschäftsführung schreiben?
Es bereitet Entwürfe vor, die Sie aus dem gewohnten Postfach versenden. Ein Versand ohne Ihre Freigabe ist für externe Empfänger nicht vorgesehen.
Was ist mit vertraulicher Post?
Ordner oder Absender, die besonders geschützt sind, werden vor dem Start ausgenommen oder gesondert behandelt. Wer was sehen darf, folgt Ihrer heutigen Regelung.
Funktioniert das, wenn ich mehrere Führungskräfte betreue?
Ja. Die Vorgänge lassen sich je Person trennen, und Sie sehen trotzdem in einer Liste, was insgesamt offen ist.