Wozu eine Potenzialanalyse dient
Viele Betriebe spüren Druck, „etwas mit KI“ zu machen, wissen aber nicht, wo. Werkzeuge werden ausprobiert, bleiben aber Insellösungen für einzelne Mitarbeitende. Eine Potenzialanalyse dreht die Frage um: Statt von der Technik auszugehen, beginnt sie bei den Abläufen, die heute Zeit kosten, fehleranfällig sind oder an wenigen Personen hängen. Erst dann wird geprüft, ob KI dort überhaupt etwas beitragen kann.
Typischer Ablauf
Am Anfang stehen Gespräche mit Geschäftsführung und den Menschen, die die Abläufe tragen. Danach werden echte Vorgänge betrachtet: Wie kommen Anfragen herein, welche Informationen werden gesucht, wo wird wiederholt dasselbe geschrieben? Aus diesen Beobachtungen entstehen Kandidaten für Anwendungsfälle. Jeder Kandidat wird bewertet nach Häufigkeit, Aufwand heute, Verfügbarkeit der nötigen Daten, Risiko bei Fehlern und Aufwand für die Umsetzung. Am Ende steht eine Empfehlung, womit begonnen werden sollte.
Woran man eine gute Analyse erkennt
Eine gute Analyse nennt auch Abläufe, für die sie von KI abrät, und begründet das. Sie stützt sich auf beobachtete Vorgänge, nicht nur auf Workshop-Ergebnisse. Sie benennt Voraussetzungen offen: welche Daten fehlen, welche Freigaben nötig sind, wer zuständig wäre. Und sie empfiehlt einen kleinen Start mit einem einzigen Ablauf statt eines großen Programms. Vorsicht ist angebracht, wenn das Ergebnis vor allem aus der Empfehlung eines bestimmten Produkts besteht.
Grenzen der Analyse
Eine Potenzialanalyse liefert begründete Einschätzungen, keine sicheren Prognosen. Ob ein Anwendungsfall im Alltag trägt, zeigt sich erst im Betrieb, etwa in einer Messphase, in der das System mitliest, ohne zu handeln. Auch rechtliche und organisatorische Fragen, etwa zur Einbindung der Belegschaft, gehören dazu, können aber in der Analyse nur benannt, nicht abschließend geklärt werden.
Wie KheepU die Analyse aufbaut
Wir beginnen mit Interviews und werten anschließend die reale Kommunikation zu den ausgewählten Abläufen aus, statt uns nur auf Schilderungen zu verlassen. Das Ergebnis ist eine Entscheidungsgrundlage mit priorisierten Anwendungsfällen und der Empfehlung, womit begonnen werden sollte und womit nicht.