Das Problem ohne Ausgangswert
Viele Automatisierungsprojekte starten mit einer Annahme: Diese Aufgabe kostet viel Zeit, also nehmen wir sie dem Menschen ab. Ob die Annahme stimmt, weiß niemand genau. Nach der Einführung fühlt sich manches schneller an, anderes langsamer, und die Diskussion, ob es sich gelohnt hat, wird nach Gefühl geführt. Eine Messphase verhindert das, indem sie vorher festhält, wie oft ein Vorgang vorkommt, wie lange er dauert und wo er hängen bleibt.
Wie eine Messphase abläuft
Ein einzelner Ablauf wird ausgewählt und über einen vereinbarten Zeitraum beobachtet. Im Mitlesemodus werden eingehende Nachrichten und Vorgänge erfasst und zugeordnet, ohne dass sich für die Mitarbeitenden etwas ändert und ohne dass etwas nach außen geht. Parallel kann das System bereits Vorschläge erzeugen, die aber nur intern ausgewertet werden: Wie oft hätte der Vorschlag gepasst, wie oft nicht? Am Ende liegen Häufigkeiten, Wartezeiten, typische Varianten und eine Einschätzung der Vorschlagsqualität vor.
Was eine Messphase zeigen kann
Oft bestätigt sie die Vermutung und liefert Zahlen dazu. Ebenso oft überrascht sie: Der vermeintlich aufwendige Ablauf ist es gar nicht, der Aufwand steckt in einem vorgelagerten Schritt, oder es gibt so viele Sonderfälle, dass eine Automatisierung wenig bringt. Beides ist wertvoll. Eine Messphase, die gegen eine Automatisierung spricht, spart Geld und Enttäuschung.
Worauf man achten sollte
Der Zeitraum muss die normalen Schwankungen abbilden, also nicht nur eine ruhige Phase. Was gemessen wird, sollte vorher festgelegt sein, damit man nicht im Nachhinein die passenden Zahlen sucht. Die Belegschaft sollte wissen, dass gemessen wird und dass es um Vorgänge geht, nicht um ihre Leistung. Und die Ergebnisse gehören denen, die über den nächsten Schritt entscheiden, in verständlicher Form – nicht als Rohdaten.
Die Messphase bei KheepU
Bei KheepU beginnt jede Einführung mit einem einzigen Ablauf und einer Messphase im Mitlesemodus. Erst wenn die Ergebnisse vorliegen und die zuständige Person zustimmt, bereitet das System Antworten vor – die weiterhin ein Mensch freigibt, bevor etwas nach außen geht.