Formeller und informeller Fluss
Der formelle Informationsfluss ist im Kommunikationsplan beschrieben: Statusbericht an den Lenkungskreis, Protokoll an alle Beteiligten, Planfreigabe über das vereinbarte Verfahren. Daneben läuft der informelle Fluss über Telefonate, Flurgespräche und kurze Nachrichten. In der Praxis trägt der informelle Teil oft mehr Gewicht, weil er schneller ist. Problematisch wird es, wenn wichtige Inhalte nur informell fließen und nie in den formellen Weg zurückfinden.
Typische Bruchstellen
Brüche entstehen an Übergängen: zwischen Firmen, zwischen Projektphasen, zwischen Schichten oder bei Urlaubsvertretungen. Ein typischer Fall: Die Bauleitung erfährt vom Lieferanten, dass ein Bauteil später kommt, gibt das mündlich an den Polier weiter, aber nicht an die Projektleitung. Der Terminplan bleibt unverändert, bis der Verzug sichtbar wird. Ähnlich in der IT, wenn eine Anforderung im Gespräch mit dem Fachbereich geändert wird, aber das Ticket den alten Stand behält.
Woran man einen gestörten Fluss erkennt
Anzeichen sind wiederkehrende Fragen wie „Wusste das niemand?“ oder „Wo steht das?“, mehrfach gestellte Rückfragen derselben Partei, Entscheidungen, die in Besprechungen erneut diskutiert werden, und Beteiligte, die sich angewöhnen, alles an alle in Kopie zu senden. Letzteres ist ein Zeichen von Misstrauen in den Fluss: Wer nicht sicher ist, dass Informationen ankommen, verteilt sie breit und erzeugt damit neue Unübersichtlichkeit.
Fluss sichtbar machen
Ein Informationsfluss lässt sich nicht direkt sehen, aber seine Spuren schon: Zusagen mit Datum, offene Fragen mit Zuständigkeit, Entscheidungen mit Quelle. Werden diese Spuren an einer Stelle zum Projekt geführt, wird erkennbar, wo etwas hängt. Dabei geht es um Vorgänge, nicht um Personen. Ob ein Punkt lange offen ist, sagt etwas über den Ablauf, nicht über die Leistung der Person, die ihn hält.
Grenzen der Steuerbarkeit
Informationsfluss lässt sich gestalten, aber nicht vollständig steuern. Menschen werden immer auch informell sprechen, und das ist gut so. Ziel ist nicht, jeden Austausch zu erfassen, sondern dafür zu sorgen, dass das Entscheidungsrelevante den Weg in die gemeinsame Projektinformation findet.