Warum Kanalverbote selten halten
Viele Projektleitungen haben schon versucht, einen Kanal vorzuschreiben: alles nur per Mail, oder alles nur im Teamchat. Die Regel hält, bis es eilt. Dann ruft jemand an, schickt ein Foto per Messenger oder antwortet im falschen Thread. Das ist menschlich, denn jeder Kanal hat seine Stärke. Mail eignet sich für Verbindliches und für Externe, Chat für schnelle Rückfragen im eigenen Team. Wer bündeln will, sollte deshalb nicht die Kanäle bekämpfen, sondern das, was in ihnen entsteht, ordnen.
Zuordnung statt Weiterleitung
Der verbreitete Notbehelf ist die Weiterleitung: Wichtiges aus dem Chat wird per Mail an das Projektpostfach geschickt, wichtige Mails werden in den Chat kopiert. Dadurch entstehen Duplikate ohne Zusammenhang. Besser ist eine Zuordnung: Die Nachricht bleibt, wo sie ist, und bekommt einen Bezug zu Projekt und Arbeitspaket. In der Projektansicht steht dann ein Verweis, der direkt in den ursprünglichen Verlauf führt.
Aus Gesprächen werden Punkte
Nicht jede Nachricht muss im Projekt erscheinen. Relevant sind Zusagen, Entscheidungen, Änderungswünsche und offene Fragen. Ein typischer Fall: Im Chat schreibt der Elektroplaner, dass sich die Leitungsführung im Technikraum ändert. Das gehört als offener Punkt an das Arbeitspaket Technikraum, mit Verweis auf die Nachricht und einer zuständigen Person für die Klärung. Der restliche Chatverlauf zum Thema Mittagessen bleibt, wo er hingehört.
Unterstützung durch ein System
Bei vielen parallel laufenden Projekten wird die manuelle Zuordnung mühsam. Hier kann KheepU unterstützen: Es liest aus Postfach und Chat, schlägt vor, zu welchem Projekt und Arbeitspaket eine Nachricht gehört und ob sie eine Zusage oder offene Frage enthält. Ein Mensch aus dem Team bestätigt oder korrigiert. Die Nachrichten selbst bleiben in den bestehenden Systemen; nach außen geht nichts ohne Freigabe. Ausgewertet werden Vorgänge im Projekt, nicht das Verhalten einzelner Personen.
Grenzen
Gebündelt werden kann nur, was in einem anbindbaren System liegt. Private Messenger auf Diensthandys sind oft nicht angebunden, und das ist aus Sicht des Datenschutzes auch nicht immer gewollt. Hier bleibt die Regel, Projektrelevantes in einen anbindbaren Kanal zu übertragen. Telefonate erscheinen nur, wenn jemand eine Notiz anlegt.