Kommunikation für Projektleitungen
Viele Beteiligte, viele Kanäle. Ein Verlauf je Arbeitspaket.
In einem Projekt reden alle miteinander, aber selten an derselben Stelle. Die Projektleitung muss trotzdem wissen, was abgestimmt ist. Wir führen die Kommunikation dort zusammen, wo sie hingehört: zum Arbeitspaket.
Die Ausgangslage
Projektkommunikation ist zersplittert. Der Auftraggeber schreibt an die Projektleitung, der Subunternehmer ruft den Bauleiter an, der Planer schickt überarbeitete Pläne per Download-Link an eine Verteilerliste, und auf der Baustelle wird per Messenger abgestimmt. Jeder hat seinen Ausschnitt, niemand den vollständigen Stand.
Daraus entstehen typische Reibungen: Ein Gewerk arbeitet nach dem alten Planstand, eine Änderung des Auftraggebers wird mündlich zugesagt, aber nicht weitergegeben, eine Rückfrage bleibt unbeantwortet, weil jeder dachte, jemand anderer kümmere sich.
Vorgehen
So setzen wir an
Schritt 1
Eingänge nach Projekt und Paket ordnen
Mails, Messenger-Nachrichten und Telefonnotizen werden dem Projekt und dem betroffenen Arbeitspaket zugeordnet. Wer das Paket verantwortet, sieht den gesamten Verlauf.
Schritt 2
Änderungswünsche erkennen
Formuliert der Auftraggeber eine Änderung, wird sie als solche markiert und nicht als gewöhnliche Mail abgelegt. So geht sie nicht im Tagesgeschäft unter und kann sauber bewertet werden.
Schritt 3
Rückfragen und Erinnerungen vorbereiten
Fehlt eine Freigabe oder eine Information von einem Beteiligten, liegt ein Entwurf der Rückfrage bereit. Die Projektleitung prüft und versendet.
Schritt 4
Planstände mitführen
Bezieht sich eine Nachricht auf einen Planstand, wird vermerkt, auf welchen. Weicht er vom aktuellen ab, erscheint ein Hinweis.
Ein typischer Fall
Ein Auftraggeber schreibt in einer Mail zu einem anderen Thema beiläufig, die Fenster im Obergeschoss sollten doch in einer anderen Farbe kommen. Bisher wäre das untergegangen oder hätte nur der Empfänger gewusst. Jetzt wird der Satz als möglicher Änderungswunsch zum Arbeitspaket Fenster gelegt. Die Projektleiterin bestätigt den Wunsch schriftlich mit Hinweis auf mögliche Mehrkosten und informiert den Fensterbauer, bevor die Bestellung rausgeht.
Wo der Mensch entscheidet
Nachrichten an Auftraggeber und Partner gehen nur nach Freigabe durch die Projektleitung oder eine benannte Person hinaus. Das System verhandelt nicht, bestätigt keine Nachträge und gibt keine Pläne frei.
Unsere Rolle und Grundsätze →Weitere Themen für Projektleitungen
Kommunikation aus anderer Sicht
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen Partner über eine Plattform kommunizieren?
Nein. Partner nutzen ihre gewohnten Kanäle. Gesammelt und geordnet wird auf Ihrer Seite.
Was passiert mit Baustellen-Messengern?
Ob und wie Gruppenchats angebunden werden, klären wir im Einzelfall, auch mit Blick darauf, wer in diesen Gruppen ist und was dort besprochen wird.
Werden Änderungswünsche automatisch als Nachtrag behandelt?
Nein. Sie werden als möglicher Änderungswunsch markiert. Ob daraus ein Nachtrag wird, entscheiden Sie.