Das eigentliche Problem: mehrere Firmen, mehrere Welten
Ein Projektteam besteht selten nur aus eigenen Leuten. Im Maschinenbau arbeiten Konstruktion, Einkauf, Zulieferer und Kunde zusammen, in der IT interne Fachbereiche, externe Entwickler und ein Betriebsdienstleister. Jede Partei hat ihr eigenes Ticketsystem, ihre eigene Ablage und ihre eigenen Gewohnheiten. Man kann niemanden zwingen, das eigene Werkzeug aufzugeben. Man kann aber vereinbaren, wo der verbindliche Stand des gemeinsamen Projekts sichtbar ist.
Verbindlichkeit festlegen, bevor Technik gewählt wird
Am Anfang steht eine kurze Vereinbarung im Projektteam: Welche Informationen gelten als verbindlich, wenn sie wo stehen? Etwa: Planstände gelten, sobald sie in der Planablage freigegeben sind. Entscheidungen gelten, wenn sie im Protokoll stehen und bestätigt wurden. Termine gelten so, wie sie im Terminplan stehen. Diese Regeln klingen banal, verhindern aber den häufigsten Streit, nämlich den über die Frage, welche Fassung eigentlich gemeint war.
Ein Einstieg, viele Quellen
Steht fest, was verbindlich ist, braucht das Team einen Einstieg, über den es die verbindlichen Stellen findet. Das kann eine schlichte Projektseite mit Verweisen sein, ein Bereich im Planungswerkzeug oder eine Sicht, die Inhalte aus mehreren Systemen nach Projekt geordnet anzeigt. Entscheidend ist, dass dieser Einstieg nichts eigenständig speichert, was anderswo gepflegt wird. Sonst entsteht genau die zweite Wahrheit, die man vermeiden wollte.
Rollen klären
Eine gemeinsame Quelle braucht jemanden, der auf sie achtet. Im Alltag ist das meist die Projektleitung oder eine Projektassistenz, in größeren Vorhaben ein Projektbüro. Diese Rolle schreibt nicht alles selbst, sondern achtet darauf, dass Entscheidungen festgehalten werden, offene Punkte eine zuständige Person haben und veraltete Stände als veraltet markiert sind. Ohne diese Rolle verwildert jede Quelle innerhalb weniger Projektphasen.
Wo die Grenzen liegen
Eine gemeinsame Quelle kann nur abbilden, was jemand schriftlich festhält. Mündliche Absprachen zwischen zwei Beteiligten bleiben unsichtbar, bis sie notiert werden. Und nicht jede Partei wird alles teilen wollen: Kalkulationen, interne Bewertungen oder Vertragsdetails bleiben bei der jeweiligen Firma. Das ist kein Mangel, sondern die normale Lage in Projekten mit mehreren Beteiligten.