Das Kopfmonopol im Projekt
Fast jedes Projekt hat sie: die Person, die man bei jeder Unklarheit fragt. Sie kennt die Vorgeschichte, weiß, warum die Variante B verworfen wurde, und hat den Kontakt zum richtigen Ansprechpartner beim Kunden. Das ist wertvoll und gleichzeitig ein Risiko. Fällt diese Person aus, wechselt das Projekt oder geht sie in Urlaub, steht das Team vor Fragen, auf die niemand eine Antwort weiß, obwohl die Antwort irgendwo schriftlich vorliegt.
Zuständigkeit ist nicht gleich Wissen
Eine Verantwortungsmatrix, etwa nach dem RACI-Schema, legt fest, wer für ein Arbeitspaket verantwortlich ist und wer informiert wird. Sie sagt aber nicht, wer tatsächlich die Details kennt. Oft hat die zuständige Person delegiert, und das Wissen sitzt eine Ebene tiefer oder bei einem externen Partner. Für die Frage, wen man anrufen soll, hilft daher eher ein Blick auf den Vorgang: Wer hat zuletzt dazu geschrieben, wer hat die Zusage gegeben?
Spuren am Vorgang nutzen
Wenn Nachrichten, Protokollpunkte und Entscheidungen dem Projekt und dem Arbeitspaket zugeordnet sind, ergibt sich das Bild fast von selbst. Zum Arbeitspaket Steuerung sieht man: Anfrage vom Kunden, Antwort der Softwareentwicklung, offene Rückfrage an den Zulieferer. Damit weiß man, wer beteiligt ist und wo die Antwort vermutlich liegt. Wichtig: Es geht um die Zuordnung von Vorgängen, nicht um eine Auswertung, wer wie viel schreibt oder wie schnell antwortet.
Vom Wissen im Kopf zum Verweis auf die Quelle
Die beste Antwort auf „Wer weiß das?“ ist „Hier steht es“. Ein typischer Fall: Eine neue Teilprojektleiterin fragt, warum der Schaltschrank an der Nordseite sitzt. Statt den Kollegen anzurufen, findet sie am Arbeitspaket den Verweis auf die Besprechung, in der das entschieden wurde, samt Begründung. Den Kollegen braucht sie nur noch, wenn die Begründung nicht ausreicht.
Grenzen
Nicht jedes Wissen ist aufschreibbar. Erfahrung, Gespür für einen schwierigen Auftraggeber oder die Kenntnis, wen man beim Lieferanten wirklich erreichen muss, bleiben an Personen gebunden. Hier helfen Übergabegespräche und Einarbeitung im Tandem mehr als jede Ablage.