Was üblicherweise dazugehört
Zum Kern gehören der Projektauftrag mit Zielen und Abgrenzung, der aktuelle Termin- und Kostenrahmen, die geltenden Planstände oder Spezifikationen, getroffene Entscheidungen mit Begründung, offene Punkte mit Zuständigkeit und die Kontaktliste der Beteiligten. Nicht jede Nachricht ist Projektinformation. Ein Terminvorschlag für ein Abstimmungsgespräch ist es meist nicht, eine Zusage des Lieferanten zum Liefertermin sehr wohl.
Abgrenzung zur Projektdokumentation
Projektdokumentation ist das, was am Ende übergeben oder archiviert wird: Abnahmeprotokolle, Bestandspläne, Prüfberichte. Zentrale Projektinformation ist das Arbeitsmaterial während der Laufzeit. Sie ist lebendig, ändert sich laufend und enthält auch Unfertiges, etwa eine offene Frage, die noch niemand beantworten kann. Wer beides vermischt, überfrachtet entweder die Dokumentation oder lässt laufende Punkte unter den Tisch fallen.
Zentral heißt nicht gesammelt
In vielen Organisationen wird der Begriff als Auftrag verstanden, alles an einen Ort zu kopieren. Das erzeugt zwei Fassungen derselben Sache: die im Postfach und die im Projektordner. Spätestens bei der nächsten Änderung weichen sie voneinander ab. Sinnvoller ist ein Verständnis, bei dem die Quelle führend bleibt und das Projekt auf sie verweist. Zentral ist dann der Einstieg, über den man alles Relevante findet.
Woran man gute zentrale Projektinformation erkennt
Ein einfacher Test: Kann eine neue Kollegin, die heute ins Projekt kommt, ohne Rückfrage herausfinden, welcher Planstand gilt, welche Entscheidungen offen sind und wer wofür zuständig ist? Wenn sie dafür drei Personen anrufen muss, liegt die Information zwar irgendwo vor, ist aber nicht zentral zugänglich. Ein zweiter Test: Lässt sich zu einer Entscheidung die ursprüngliche Nachricht finden, auf der sie beruht?
Grenzen des Begriffs
Nicht alles lässt sich für alle öffnen. Vertragsdetails, Kalkulationen oder interne Einschätzungen zu Partnern gehören oft nur einem engeren Kreis. Zentrale Projektinformation ist daher selten ein einziger Bestand, sondern eine Ordnung mit unterschiedlichen Sichtbarkeiten. Die Berechtigungen der jeweiligen Quellsysteme sollten dabei weiter gelten.