Autohäuser und Werkstätten
Jeder Anruf gehört zu einem Fahrzeug. Behandeln Sie ihn auch so.
Im Autohaus klingelt das Telefon für Verkauf, Service und Teiledienst gleichzeitig, und vieles davon endet als Zettel am Monitor. Wir sorgen dafür, dass jede Anfrage beim richtigen Fahrzeug und beim richtigen Menschen landet – und dort bleibt, bis sie erledigt ist.
Alltag
Wo im Autohaus Zeit verloren geht
Die Annahme ist gleichzeitig Telefonzentrale
Morgens zwischen Fahrzeugannahme und Schlüsselübergabe kommen die meisten Anrufe. Wer gerade einen Kunden am Tresen hat, notiert den nächsten auf einem Block. Ob dieser Rückruf noch am selben Tag passiert, hängt davon ab, wie voll der Tag wird.
Angebote verlaufen sich
Ein Kostenvoranschlag für Bremsen und Reifen, ein Leasingangebot für den Nachfolger, ein Preis für Winterräder. Verschickt wird zuverlässig, nachgefasst nur, wenn jemand daran denkt. Das DMS kennt das Angebot, aber nicht, ob der Kunde je geantwortet hat.
„Ist mein Auto fertig?“ und „Ist mein Teil da?“
Statusfragen machen einen großen Teil der Anrufe im Service und im Teiledienst aus. Die Antwort steht meist irgendwo im System, nur muss jemand nachsehen, den Werkstattmeister fragen und zurückrufen.
Wissen über das Fahrzeug hängt am Serviceberater
Dass beim letzten Besuch ein Geräusch an der Hinterachse beobachtet werden sollte oder eine Kulanzzusage im Raum steht, weiß oft nur, wer den Kunden damals betreut hat. Steht diese Person nicht am Tresen, beginnt das Gespräch von vorn.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Was im Autohaus liegen bleibt, zeigt kein Verkaufsbericht
Das DMS weiß, welche Aufträge abgerechnet wurden. Es weiß nicht, wie viele Anfragen nie zum Auftrag wurden, weil niemand zurückgerufen hat. Genau diese Lücke machen wir sichtbar.
Kommunikation
Der Kunde ruft an, schreibt und steht dann am Tresen. Es ist derselbe Vorgang.
Eine Terminanfrage beginnt im Webformular, geht per Mail weiter und endet mit einem Anruf, weil niemand reagiert hat. Wir halten das zusammen, damit Annahme, Werkstatt und Verkauf vom selben Stand ausgehen.
Wissensmanagement
Was die Werkstatt über ein Fahrzeug weiß, sollte beim nächsten Besuch noch da sein
Das DMS kennt die Rechnungspositionen. Was der Mechaniker beobachtet hat, was der Kunde beim Abholen erwähnt hat und was ihm zugesagt wurde, steht dort selten. Wir verbinden dieses Wissen mit dem Fahrzeug.
Wissen validieren
Ein falscher Abholtermin kostet mehr als eine späte Antwort
Wenn eine KI dem Kunden sagt, das Auto sei fertig, obwohl noch ein Teil fehlt, steht er umsonst am Tresen. Deshalb entsteht bei uns nur ein Entwurf, der sich auf eine prüfbare Quelle stützt – und ein Mensch gibt ihn frei.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Werkstatttermine aus allen Kanälen aufnehmen
Terminwünsche dem Fahrzeug zuordnen und einen Vorschlag zur Freigabe vorbereiten.
Rückrufbitten in Service und Verkauf nachhalten
Jede Rückrufbitte als Aufgabe am Fahrzeug, sichtbar bis zum Rückruf.
Angebote und Kostenvoranschläge nachfassen
Unbeantwortete Angebote erkennen und das Nachfassen mit Bezug vorbereiten.
Status- und Teileauskünfte mit Quelle
Antwortentwürfe zu Auftragsstand und Teilen – nur mit Quelle und Freigabe.
Fahrzeughistorie für die Annahme aufbereiten
Offene Empfehlungen und Zusagen zum Fahrzeug vor dem Termin anzeigen.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die im Autohaus gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Dealer-Management-System (DMS)
- Werkstattplanung
- Herstellerportale
- Fahrzeugbörsen wie mobile.de oder willhaben
- Telefonanlage
- Microsoft 365
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Autohäuser und Werkstätten
VINCORO: Das Herz aller Fahrzeugprozesse
Für Inhaber, Geschäftsführer und Serviceleiter in Betrieben mit 10 bis 100 Mitarbeitenden. Vom ersten Anruf bis zum Werkstatttermin laufen Anfragen, Triage und Kommunikation zusammen – am Fahrzeug, nicht in fünf Postfächern.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo im Autohaus bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenErsetzt das unser DMS?
Nein. Auftrag, Rechnung, Teilebestand und Fahrzeugdaten bleiben im DMS, das dort führend ist. Wir ordnen die Kommunikation rund um das Fahrzeug: Anrufe, Mails, Webanfragen, Rückrufbitten und Angebote, die nachgefasst werden müssen.
Was ist VINCORO?
VINCORO ist unsere Lösung für Autohäuser und Werkstätten, aufgebaut auf OfficeHub. Anfragen aus Telefon, Mail und Web laufen an einem Ort zusammen, und jeder Vorgang hängt am Fahrzeug und am Kunden.
Funktioniert das auch für eine freie Werkstatt ohne Verkauf?
Ja. Der Kern ist die Werkstatt: Terminwünsche, Statusfragen, Freigaben für Zusatzarbeiten, Rückrufe. Wer zusätzlich Fahrzeuge verkauft, nimmt die Verkaufsanfragen dazu.
Womit fangen Autohäuser üblicherweise an?
Mit dem Ablauf, der heute am meisten liegen bleibt. Oft sind das die Rückrufbitten in der Serviceannahme oder das Nachfassen von Angeboten. Erst wenn dieser eine Ablauf im Alltag trägt, kommt der nächste dazu.