Anwendungsfall · Autohäuser und Werkstätten

Rückrufbitten in Service und Verkauf nachhalten

Jede Rückrufbitte als Aufgabe am Fahrzeug, sichtbar bis zum Rückruf.

Das Problem

„Bitte um Rückruf wegen Kostenvoranschlag“ steht auf einem Zettel, auf einer Haftnotiz am Bildschirm oder in einer Mail an ein Sammelpostfach. Ob der Rückruf erfolgt, sieht niemand außer der Person, die ihn erledigen soll.

Wenn der Kunde zum zweiten Mal anruft, ist die Stimmung bereits eine andere. Beim dritten Mal fragt er nach der Geschäftsführung.

Ablauf

So läuft es

Schritt 1
Rückrufbitte erfassen
Ob aus der Mailbox, aus einer Notiz der Telefonzentrale oder aus einer Mail: Die Bitte wird als Aufgabe mit Kunde, Fahrzeug und Anliegen angelegt.
Schritt 2
Zuständigkeit zuweisen
Je nach Anliegen geht die Aufgabe an Service, Verkauf oder Teiledienst. Ist die zuständige Person abwesend, sieht das auch die Vertretung.
Schritt 3
Erinnern
Bleibt eine Rückrufbitte länger offen als im Betrieb vereinbart, erscheint ein Hinweis bei der zuständigen Person und, wenn gewünscht, bei der Serviceleitung.
Schritt 4
Abschließen mit Ergebnis
Nach dem Gespräch wird kurz vermerkt, was besprochen wurde. Damit ist der Rückruf nicht nur erledigt, sondern auch für andere nachvollziehbar.

Was sich ändert

Kein Rückruf hängt mehr an einem Zettel
Vertretungen sehen sofort, welche Kunden auf eine Antwort warten
Die Serviceleitung erkennt, zu welchen Zeiten sich offene Rückrufe häufen

Themen: Kommunikation im Autohaus · Datenanalyse im Autohaus

Freigabestufe Grün

Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.

Erfassen, Zuweisen und Erinnern bleiben intern und haben ein eindeutiges Ergebnis. Den Rückruf selbst führt immer ein Mensch.

Wie die Freigabestufen funktionieren →

Autohäuser und Werkstätten

Weitere Anwendungsfälle im Autohaus

Werkstatttermine aus allen Kanälen aufnehmen

Terminwünsche dem Fahrzeug zuordnen und einen Vorschlag zur Freigabe vorbereiten.

Angebote und Kostenvoranschläge nachfassen

Unbeantwortete Angebote erkennen und das Nachfassen mit Bezug vorbereiten.

Status- und Teileauskünfte mit Quelle

Antwortentwürfe zu Auftragsstand und Teilen – nur mit Quelle und Freigabe.

Fahrzeughistorie für die Annahme aufbereiten

Offene Empfehlungen und Zusagen zum Fahrzeug vor dem Termin anzeigen.

Alles zu Autohäuser und Werkstätten →

Erstgespräch

Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?

Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.

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Häufig gestellte Fragen

Kontakt

Wird gemessen, wer am langsamsten zurückruft?

Nein. Sichtbar wird, wie lange Rückrufbitten im Ablauf offen bleiben und zu welchen Anliegen. Eine Bewertung einzelner Mitarbeitender ist kein Ziel.

Braucht es dafür eine neue Telefonanlage?

Nein. Wir nutzen, was Ihre Anlage oder Mailbox liefert. Wo das nicht reicht, genügt eine kurze Notiz der Telefonzentrale.