Anwendungsfall · Autohäuser und Werkstätten
Status- und Teileauskünfte mit Quelle
Antwortentwürfe zu Auftragsstand und Teilen – nur mit Quelle und Freigabe.
Das Problem
Ein erheblicher Teil der Anrufe in Annahme und Teiledienst sind Statusfragen. Ist mein Auto fertig? Ist das bestellte Teil eingetroffen? Wann kann ich kommen? Die Antwort steht meist im DMS oder in einer Notiz der Werkstatt, aber jemand muss nachsehen, nachfragen und zurückmelden.
Eine automatische Antwort wäre naheliegend. Sie wäre aber gefährlich, wenn sie sich auf einen veralteten Status stützt.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Frage dem Auftrag zuordnen
Die Anfrage wird dem laufenden Werkstattauftrag oder der Teilebestellung des Kunden zugeordnet.
Schritt 2
Quellen prüfen
Auftragsstatus, Lieferstatus und jüngste Werkstattnotizen werden gegeneinander gelegt. Widersprechen sie sich oder ist ein Stand zu alt, entsteht kein Entwurf, sondern ein Hinweis.
Schritt 3
Entwurf mit Fundstelle
Passen die Quellen zusammen, entsteht ein Antwortentwurf, der angibt, worauf er sich stützt. Die Annahme sieht die Quelle und gibt frei.
Schritt 4
Abnahme über ein Goldset
Vor dem Start wird der Ablauf an realen Statusfragen aus Ihrem Betrieb geprüft. Erst wenn die Entwürfe dort bestehen, geht er in Betrieb.
Was sich ändert
- Statusauskünfte stützen sich auf nachprüfbare Daten
- Widersprüche zwischen System und Werkstatt fallen vor der Antwort auf
- Die Annahme muss seltener in die Werkstatt laufen, um nachzufragen
Themen: Wissen validieren im Autohaus
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Eine falsche Fertigmeldung hat direkte Folgen für den Kunden. Deshalb prüft ein Mensch jeden Entwurf, bevor er hinausgeht.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Autohäuser und Werkstätten
Weitere Anwendungsfälle im Autohaus
Werkstatttermine aus allen Kanälen aufnehmen
Terminwünsche dem Fahrzeug zuordnen und einen Vorschlag zur Freigabe vorbereiten.
Rückrufbitten in Service und Verkauf nachhalten
Jede Rückrufbitte als Aufgabe am Fahrzeug, sichtbar bis zum Rückruf.
Angebote und Kostenvoranschläge nachfassen
Unbeantwortete Angebote erkennen und das Nachfassen mit Bezug vorbereiten.
Fahrzeughistorie für die Annahme aufbereiten
Offene Empfehlungen und Zusagen zum Fahrzeug vor dem Termin anzeigen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKann der Kunde den Status selbst abfragen?
Das ist möglich, wir empfehlen es aber nicht als Start. Zuerst wird der Ablauf mit Freigabe gemessen; erst danach lässt sich über eine strengere oder lockerere Stufe sprechen.
Was, wenn die Werkstatt den Status im DMS nicht pflegt?
Dann zeigt der Ablauf genau das: dass die Quelle für eine Auskunft fehlt. Oft ist das die wichtigste Erkenntnis der ersten Wochen.