Anwendungsfall · Handwerk
Anrufe und Sprachnachrichten dem Auftrag zuordnen
Aus Anrufen und Sprachnachrichten wird eine Notiz am richtigen Auftrag.
Das Problem
Im Handwerksbetrieb wird viel telefoniert, und ein großer Teil davon passiert nicht am Bürotelefon. Der Meister nimmt zwischen zwei Baustellen ab, der Geselle wird vom Kunden direkt angerufen, weil dieser seine Nummer noch hat. Notiert wird wenig, weil gerade niemand die Hände frei hat.
Am Abend oder am nächsten Morgen muss das Büro rekonstruieren, was besprochen wurde: neuer Termin, zusätzlicher Wunsch, Beschwerde über Lärm. Was dabei verloren geht, fällt erst auf, wenn der Kunde nachfragt, warum seine Bitte ignoriert wurde.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Kurz einsprechen
Nach dem Gespräch spricht der Mitarbeiter eine kurze Sprachnachricht an die Betriebsnummer: wer angerufen hat und was er wollte. Anrufe über die Büronummer werden direkt als Eintrag erfasst, soweit die Telefonanlage das zulässt.
Schritt 2
Erkennen und zuordnen
Aus der Nachricht werden Kunde, Adresse und Anliegen herausgelesen und dem passenden Auftrag zugeordnet. Ist die Zuordnung unsicher, etwa bei zwei laufenden Baustellen desselben Kunden, steht das ausdrücklich dabei.
Schritt 3
Bestätigen und weitergeben
Das Büro bestätigt oder korrigiert den Vorschlag. Terminwünsche erscheinen in der Disposition, Zusatzwünsche als offener Punkt am Auftrag, Beschwerden bei der Betriebsleitung.
Schritt 4
Rückmeldung vorbereiten
Wenn eine Antwort an den Kunden nötig ist, liegt ein Entwurf bereit, der auf das Gespräch Bezug nimmt. Das Büro passt ihn an und schickt ihn ab.
Was sich ändert
- Telefonische Zusagen sind am Auftrag nachlesbar statt nur im Kopf
- Das Büro kann Kundenfragen beantworten, ohne Kollegen auf der Baustelle anzurufen
- Zusatzwünsche tauchen später im Regiebericht und in der Rechnung auf
Themen: Kommunikation im Handwerk
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Die Zuordnung selbst bleibt intern, kann aber Termine und Abrechnung beeinflussen. Rückmeldungen an Kunden gehen nach außen. Deshalb bestätigt in beiden Fällen ein Mensch, bevor etwas wirksam wird.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Handwerk
Weitere Anwendungsfälle im Handwerk
Angebotsanfragen vollständig machen
Fehlende Angaben in Anfragen erkennen und gezielt nachfragen.
Regiebericht aus Notizen und Fotos entwerfen
Ein Entwurf des Regieberichts aus dem, was auf der Baustelle ohnehin entsteht.
Objektinfo vor dem Servicetermin
Verbaute Geräte, frühere Arbeiten und Besonderheiten vor dem Einsatz – mit Quelle.
Offene Angebote im Blick behalten
Angebote ohne Rückmeldung erkennen und rechtzeitig an das Büro melden.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktMüssen Gespräche aufgezeichnet werden?
Nein. Der Ablauf stützt sich auf die Notiz oder Sprachnachricht, die ein Mitarbeiter nach dem Gespräch selbst einspricht. Ob und welche Anrufe an der Büronummer erfasst werden, entscheiden Sie.
Was, wenn der Anrufer noch kein Kunde ist?
Dann entsteht eine neue Anfrage mit den bekannten Angaben. Sobald Name oder Adresse bestätigt sind, wird sie wie jede andere Anfrage weiterbearbeitet.