Office-Management
Alles landet bei Ihnen. Das heißt nicht, dass Sie alles sortieren müssen.
Das Office ist die Stelle im Betrieb, an der jede Anfrage zuerst ankommt: die info@-Adresse, das Telefon, die Post, der Paketbote. Wir helfen dabei, dass aus diesem Strom wieder einzelne, zuordenbare Vorgänge werden.
Alltag
Wo Zeit und Überblick verloren gehen
Das Sammelpostfach als Durchgangsstation
Bewerbungen, Lieferavis, Werbung, Kundenbeschwerden und die Frage nach dem WLAN-Passwort für den Besprechungsraum kommen in dieselbe Adresse. Jede Nachricht muss gelesen werden, bevor klar ist, wer sie eigentlich bekommen sollte.
Telefonnotizen auf Zetteln und in Chats
Ein Anrufer möchte den Chef sprechen, der ist im Termin. Die Rückrufbitte wandert auf einen Haftnotizzettel oder in einen Teams-Chat – und ob der Rückruf passiert ist, weiß am Ende niemand sicher.
Ablage nach Gefühl
Wo liegt der aktuelle Mietvertrag für das Lager, wo die Wartungsunterlagen des Kopierers? Die Ordnerstruktur ist über Jahre gewachsen, und jede Kollegin hat ihre eigene Logik, Dateien zu benennen.
Die Ansprechstelle für alles Unklare
Wenn niemand weiß, wer zuständig ist, fragt man das Office. Damit sammelt sich bei Ihnen Wissen, das nirgends steht, und viele kleine Unterbrechungen über den ganzen Tag.
Vier Themen
Was KheepU für das Office-Management bedeutet
Jedes Thema hat aus Ihrer Sicht eine eigene Seite.
Datenanalyse
Wie viel durch Ihr Office läuft, sieht man erst, wenn man zählt
Das Gefühl im Office ist meist: Es wird mehr. Welche Art von Anfragen zunimmt, wer sie eigentlich bearbeiten müsste und was liegen bleibt, lässt sich aus den Eingängen selbst ablesen.
Kommunikation
Jede Nachricht an die richtige Stelle, ohne dass Sie sie zweimal lesen
Das Office ist Empfang, Telefonzentrale und Poststelle in einem. Wir nehmen Ihnen das Sortieren ab, damit Sie sich um die Anliegen kümmern können, die wirklich Ihre sind.
Wissensmanagement
Das Office weiß, wie der Betrieb funktioniert. Meist steht es nirgends.
Welcher Handwerker für die Heizung kommt, wer die Firmenwagen verwaltet, wie neue Visitenkarten bestellt werden: Dieses Wissen hält den Betrieb am Laufen. Wir machen es auffindbar, wo es heute schon liegt.
Wissen validieren
Eine falsche Auskunft aus dem Office fällt auf den ganzen Betrieb zurück
Wenn das Office antwortet, spricht der Betrieb. Deshalb darf ein Antwortentwurf nur aus Informationen entstehen, die Sie als gültig festgelegt haben – und Sie sehen ihn, bevor er hinausgeht.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
- Bleiben Postfach, Kalender und Ablage dort, wo sie heute sind, oder müssen wir etwas umziehen?
- Wer sieht welche Nachrichten, wenn das System beim Sortieren hilft – auch vertrauliche Post an die Geschäftsführung?
- Was passiert mit einer Antwort, bevor sie an einen Kunden oder Lieferanten hinausgeht?
- Wie viel Einrichtungsarbeit bleibt im laufenden Betrieb bei uns hängen?
Erstgespräch
Sehen wir uns Ihren größten Zeitfresser an.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktErsetzt das unser Ticketsystem oder Outlook?
Nein. Ihr Postfach und Ihre bestehenden Werkzeuge bleiben führend. Wir lesen mit, schlagen Zuordnungen vor und bereiten Antworten vor – gearbeitet wird weiter dort, wo Ihr Team es gewohnt ist.
Was ist mit Post, die nur die Geschäftsführung lesen soll?
Die Berechtigungen folgen Ihrer Organisation. Welche Absender oder Themen gesondert behandelt werden, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Kann das System selbst Mails beantworten?
Intern und bei eindeutigen Fällen, etwa einer Eingangsbestätigung, kann das vereinbart werden. Alles, was an Kunden oder Lieferanten geht, bereitet das System vor, und eine Person aus Ihrem Team gibt frei.
Womit fangen wir an?
Mit einem einzelnen Ablauf, meist der Verteilung des Sammelpostfachs. Zuerst läuft das System im Mitlesemodus mit, damit Sie sehen, wie es zuordnen würde, bevor es irgendetwas tut.