Falsche Daten kosten nicht einmal, sondern mehrfach
Ein Fehler in einer Projektangabe bleibt selten dort, wo er entsteht. Eine veraltete Stückzahl landet in der Bestellung, die Bestellung bestimmt den Liefertermin, der Liefertermin den Montageplan, und der Montageplan wird an Subunternehmer weitergegeben. Wird der Fehler bemerkt, muss nicht eine Zahl korrigiert werden, sondern eine ganze Kette von Folgeentscheidungen. Die eigentliche Korrektur ist billig; teuer sind Nacharbeit, Umplanung, Stillstand und das Gespräch mit dem Auftraggeber, warum sich etwas verschiebt. Je später ein Fehler auffällt, desto mehr Menschen haben bereits darauf aufgebaut.
Die gefährlichen Fehler sehen richtig aus
Offensichtlich falsche Angaben fallen auf: ein Liefertermin in der Vergangenheit, eine Menge mit einer Null zu viel. Problematisch sind Angaben, die plausibel wirken. Ein Fertigstellungsgrad, der zum Bauchgefühl passt, aber auf einer Schätzung vom vorletzten Jour fixe beruht. Eine Kostenprognose, die sauber formatiert ist, aber eine nicht freigegebene Planänderung bereits enthält. Solche Angaben werden weitergereicht, weil niemand einen Anlass sieht, nachzufragen. Validieren bedeutet deshalb nicht, nach Ausreißern zu suchen, sondern auch die unauffälligen Werte gelegentlich auf ihre Herkunft zu prüfen.
Entscheidungen auf Sand bleiben nicht nachvollziehbar
In vielen Projekten wird später gestritten, nicht über die Entscheidung selbst, sondern über ihre Grundlage. Wer hat welchen Stand gekannt, als die Ausführungsvariante freigegeben wurde? War die Mengenangabe damals schon überholt? Wenn eine Entscheidung auf einer ungeprüften Angabe beruht, lässt sie sich im Nachhinein weder verteidigen noch sauber korrigieren. Ist dagegen festgehalten, auf welche Fundstelle mit welchem Datum sie sich stützte, wird aus dem Streit eine sachliche Frage: Hat sich die Grundlage geändert, und wer hat das wann erfahren?
Was Validieren im Projektalltag konkret heißt
Gemeint ist keine zusätzliche Prüfabteilung. Es geht um drei Fragen, die vor wichtigen Entscheidungen gestellt werden: Woher stammt diese Angabe? Von wann ist sie? Passt sie zu dem, was wir an anderer Stelle wissen? Oft genügt es, die Quelle zu öffnen und kurz querzulesen. Bei Angaben, die Geld, Termine oder Sicherheit betreffen, sollte zusätzlich die Person bestätigen, die fachlich dafür zuständig ist. Ehrlich gesagt lässt sich nicht jede Zahl prüfen; entscheidend ist, die richtigen Zahlen zu prüfen, nämlich diejenigen, auf denen eine schwer umkehrbare Entscheidung ruht.
Wie KheepU dabei vorgeht
KheepU kommt aus der internationalen Projektleitung, mit langjähriger Erfahrung an den Schnittstellen zwischen Gewerken. Unsere Abläufe beantworten Fragen nur mit Quelle, markieren Widersprüche zwischen Plan, Protokoll und Mailverkehr und lassen die Bestätigung bei der namentlich zuständigen Person. Ihre Projektsoftware bleibt dabei führend; wir verbinden die vorhandenen Informationen, statt sie zu kopieren.