Die Frage, die in jedem Lenkungskreis kommt
„Woher kommt diese Zahl?“ Wer im Lenkungskreis eine Restkostenprognose oder einen Endtermin vorstellt, hört diese Frage früher oder später. Ohne Fundstelle beginnt dann die Suche: Wer hat das zusammengestellt, aus welcher Tabelle, auf welchem Stand? Oft wird die Entscheidung vertagt, bis das geklärt ist. Mit Fundstelle ist die Antwort ein Verweis, und die Diskussion kann sich um die Sache drehen statt um die Herkunft.
Wie eine brauchbare Fundstelle aussieht
Eine Fundstelle ist mehr als „siehe Controlling“. Sie nennt das Dokument oder den Datensatz, den Stand mit Datum und, wo nötig, die Stelle darin, etwa das Protokoll einer bestimmten Baubesprechung, die Zeile in der Nachtragsliste oder die Mail des Lieferanten mit der Terminbestätigung. Bei abgeleiteten Kennzahlen kommt die Rechenregel hinzu: Was wurde summiert, was herausgerechnet? Eine gute Fundstelle erlaubt es einer Person, die nicht am Projekt beteiligt war, den Wert nachzuvollziehen.
Was ohne Fundstelle verloren geht
Ohne Fundstelle verliert eine Zahl ihren Kontext. Der Vorbehalt des Lieferanten, die Einschränkung „nur für Bauabschnitt Nord“, die Annahme eines Materialpreises: All das steckt in der ursprünglichen Quelle, nicht in der Zahl. Wird die Zahl weitergereicht, bleibt der Kontext zurück. Ein typischer Fall: Ein Endtermin wird aus einer Lieferantenmail übernommen, die eine Bedingung enthielt. Im Bericht steht nur das Datum. Tritt die Bedingung nicht ein, ist die Überraschung groß, obwohl die Information immer vorhanden war.
Fundstellen machen Korrekturen gezielt
Ändert sich eine Quelle, etwa weil ein neuer Planstand kommt, lassen sich mit Fundstellen alle Kennzahlen finden, die auf dem alten Stand beruhen. Ohne sie bleibt nur die Hoffnung, dass alle Betroffenen die Änderung mitbekommen. In größeren Projekten mit vielen Berichten und Beteiligten ist das der Unterschied zwischen einer gezielten Aktualisierung und einem Flickenteppich aus alten und neuen Werten.
Grenzen und ein pragmatischer Anfang
Nicht jede Zahl in jedem Bericht braucht eine ausführliche Herleitung. Sinnvoll ist, mit den Kennzahlen anzufangen, die im Lenkungskreis oder gegenüber dem Auftraggeber verwendet werden. Für Einschätzungen ohne Dokument genügt die Angabe, wer sie wann abgegeben hat. Wo eine Fundstelle fehlt, sollte das sichtbar sein, statt die Zahl so aussehen zu lassen, als sei sie belegt.