Vier Arten von Projektdaten mit unterschiedlichem Risiko
Stammdaten wie Vertragsumfang, Leistungsverzeichnis oder Ansprechpartner ändern sich selten, werden aber überall referenziert. Bewegungsdaten wie Lieferscheine, Aufmaße oder gebuchte Stunden entstehen laufend und sind meist gut belegt. Statusangaben wie Fertigstellungsgrad oder Ampelfarbe sind Einschätzungen von Menschen. Prognosen wie Restkosten oder Endtermin sind Annahmen über die Zukunft. Wer diese vier auseinanderhält, sieht schnell, wo Prüfung lohnt: Statusangaben und Prognosen sind am anfälligsten, weil sie selten eine eindeutige Fundstelle haben.
Herkunft: Wer hat die Angabe erzeugt, und auf welcher Grundlage?
Eine Zahl im Statusbericht ist oft die Abschrift einer Zahl aus einer Tabelle, die wiederum aus einer Mail eines Lieferanten stammt. Bei jeder Abschrift kann etwas verloren gehen: eine Einschränkung, ein Datum, ein Vorbehalt wie „vorbehaltlich Materialverfügbarkeit“. Validieren beginnt deshalb mit der Rückverfolgung zur ersten Quelle. Lässt sich diese nicht finden, ist das bereits eine wichtige Erkenntnis und sollte im Bericht so stehen, statt die Angabe stillschweigend zu übernehmen.
Aktualität: Von wann ist dieser Stand?
Viele Fehler in Projekten sind keine falschen, sondern alte Angaben. Der Planstand im Ordner ist nicht der, der zuletzt auf der Baustelle besprochen wurde. Die Kostenschätzung stammt aus der Zeit vor einem Änderungswunsch. Eine einfache Regel hilft: Jede Angabe, die in eine Entscheidung eingeht, trägt ein Datum ihres Stands. Liegt seitdem eine Besprechung, ein Änderungsauftrag oder eine neue Planlieferung, wird nachgefragt, ob sie noch gilt.
Abgleich: Stimmt die Angabe mit einer zweiten Quelle überein?
Die wirksamste Prüfung ist der Vergleich mit einer unabhängigen zweiten Quelle. Gemeldete Liefermengen lassen sich gegen Lieferscheine halten, gemeldeter Fortschritt gegen Fotos oder Abnahmeprotokolle, gebuchte Stunden gegen Einsatzpläne. Stimmen beide überein, ist die Angabe belastbar. Weichen sie ab, ist nicht automatisch eine Seite falsch; oft zeigt die Abweichung eine Vereinbarung, die nur in einer der beiden Quellen angekommen ist. Genau das ist der wertvolle Teil der Prüfung.
Grenzen: Was sich nicht prüfen lässt
Manche Angaben haben keine zweite Quelle. Die Einschätzung eines Bauleiters, dass ein Gewerk „gut im Plan“ liegt, ist Erfahrungswissen und bleibt eine Einschätzung. Hier geht es nicht um Prüfung im engeren Sinn, sondern um Kennzeichnung: Es sollte erkennbar sein, dass es sich um eine Einschätzung handelt und von wem sie stammt. Wer Einschätzungen wie Messwerte behandelt, erzeugt eine Genauigkeit, die es nicht gibt.