Das Archiv als Grab
In vielen Betrieben wird ein Projekt nach der Schlussrechnung in einen Archivordner verschoben und danach kaum noch geöffnet. Das Wissen, das darin steckt, lebt nur in den Köpfen der Beteiligten weiter. Wenn eine ähnliche Anfrage kommt, fragt man herum, wer damals dabei war. Ist diese Person nicht mehr im Haus, beginnt die Kalkulation bei null, obwohl die Antworten im Archiv liegen.
Welche Fragen sich ein Angebot ans Archiv stellt
Für ein neues Angebot sind andere Dinge interessant als für die Projektakte. Wie weit lagen geplanter und tatsächlicher Aufwand auseinander, und in welchen Arbeitspaketen? Welche Leistungen wurden zunächst nicht angeboten und kamen als Nachtrag dazu? Welche Annahmen über Mitwirkung des Auftraggebers haben sich als falsch erwiesen? Welche Formulierungen im Angebot haben später zu Diskussionen geführt? Diese Fragen lassen sich nur beantworten, wenn das Archiv mehr enthält als Endfassungen.
Der Projektrückblick als Schlüssel
Am wertvollsten ist ein kurzer Rückblick zum Projektende, festgehalten von den Beteiligten: Was hat funktioniert, was nicht, was würden wir beim nächsten Angebot anders kalkulieren oder beschreiben. Ein typischer Fall: Ein IT-Dienstleister stellt im Rückblick fest, dass Datenmigrationen regelmäßig unterschätzt werden. Erst als diese Erkenntnis bei der nächsten Kalkulation auftaucht, ändert sich etwas. Ohne schriftlichen Rückblick bleibt sie ein Gefühl einzelner Mitarbeitender.
Antworten mit Quelle statt Erinnerung
Ein durchsuchbares Archiv allein beantwortet keine Fragen. Ein KI-Werkzeug kann über abgeschlossene Projekte hinweg nach vergleichbaren Fällen suchen und Hinweise zusammenstellen, etwa auf Nachträge in ähnlichen Leistungen. Bei KheepU wird jede solche Antwort an die Fundstelle gebunden, damit die Kalkulation nachprüfen kann, worauf sie sich stützt; widersprüchliche oder veraltete Angaben werden markiert. Fehlt eine Quelle, wird das so gesagt, statt eine plausible Zahl zu erfinden.
Grenzen des Vergleichs
Kein Projekt gleicht dem anderen. Preise ändern sich, Teams wechseln, Auftraggeber stellen andere Anforderungen. Erfahrungswerte aus dem Archiv sind deshalb Anhaltspunkte, keine Vorgaben. Sie ersetzen weder die aktuelle Kalkulation noch die Einschätzung derer, die das neue Projekt verantworten werden. Außerdem ist zu klären, welche Unterlagen früherer Auftraggeber intern für neue Angebote herangezogen werden dürfen; das hängt von den jeweiligen Vereinbarungen ab.