Drei Arten von Übergaben
Die erste ist die Übergabe zwischen Phasen, etwa vom Vertrieb, der das Angebot verhandelt hat, an das Team, das es umsetzt. Die zweite ist der Wechsel von Personen während des Projekts, durch Krankheit, Kündigung oder Umplanung. Die dritte ist die Übergabe am Ende, an den Auftraggeber, an den Kundendienst oder an die Gewährleistungsabwicklung. Jede hat eigene Risiken, aber dieselbe Grundfrage: Was weiß die abgebende Seite, das die übernehmende braucht?
Was in ein Übergabepaket gehört
Dazu zählen der aktuelle Stand von Leistung, Termin und Budget, die gültigen Unterlagen, die Liste offener Punkte mit Zuständigen, laufende Änderungen und Nachträge, Zusagen an Auftraggeber oder Partner, bekannte Risiken und die wichtigsten Ansprechpartner mit ihrer Rolle. Ein typischer Fall: Bei einem Wechsel der Projektleitung ist alles sauber übergeben, bis auf eine mündliche Zusage an den Auftraggeber, einen Zwischentermin vorzuziehen. Sie stand in keiner Liste.
Implizites Wissen gezielt erfragen
Listen erfassen das Bekannte. Was fehlt, sind Einschätzungen: welcher Ansprechpartner Entscheidungen verzögert, welcher Teil des Leistungsverzeichnisses strittig ist, wo der Auftraggeber empfindlich reagiert. Solches Wissen kommt nur durch Fragen zum Vorschein. Hilfreich ist ein Übergabegespräch mit festen Leitfragen, etwa: Was würden Sie an meiner Stelle in den nächsten Wochen zuerst klären? Welche Zusage ist noch nicht schriftlich bestätigt?
Der Schriftverkehr als Gedächtnis
Viele Übergaben scheitern daran, dass die Kommunikation des Vorgängers in dessen Postfach bleibt. Die neue Projektleitung sieht Pläne und Protokolle, aber nicht die Gespräche, die zu ihnen geführt haben. Ein Werkzeug, das Projektkommunikation dem Projekt zuordnet, macht diese Spur für Nachfolger zugänglich, soweit die Berechtigungen es erlauben. KheepU kann aus diesem Verlauf einen Übergabeentwurf mit offenen Punkten und Zusagen vorbereiten, jeweils mit Fundstelle; geprüft und ergänzt wird er von der abgebenden Person.
Grenzen einer Übergabe
Keine Übergabe ist vollständig. Es bleibt ein Rest, der erst im Lauf der weiteren Arbeit auftaucht. Deshalb ist es sinnvoll, die abgebende Person für eine vereinbarte Zeit als Ansprechpartner zu benennen und Rückfragen ausdrücklich zu erlauben. Bei Übergaben an den Kunden kommen vertragliche Fragen hinzu, etwa zur Abnahme und zu Gewährleistungsbeginn, die nicht Gegenstand einer Projektvorlage sind und gesondert geklärt werden müssen.