Warum Dokumentation am Ende scheitert
Der klassische Ablauf sieht vor, dass nach Abschluss eines Arbeitspakets oder des ganzen Projekts dokumentiert wird. In der Praxis beginnt dann bereits das nächste Projekt, die Beteiligten sind verteilt, und die Dokumentation wird aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Das Ergebnis ist entweder dünn oder geschönt. Projektdokumentation, die erst im Nachhinein entsteht, beschreibt eher, wie das Projekt hätte laufen sollen, als wie es tatsächlich lief.
Auslöser statt Vorsätze
Statt „wir dokumentieren laufend“ helfen konkrete Auslöser: Nach jeder Besprechung wird ein Protokoll mit Beschlüssen und offenen Punkten verteilt. Jede Änderung am Leistungsumfang bekommt einen kurzen Eintrag mit Datum, Anlass und Entscheider. Jede Lieferung oder Teilabnahme wird mit Status festgehalten. Diese Momente gibt es in jedem Projekt ohnehin; sie zu nutzen kostet weniger als ein eigener Dokumentationstermin.
Weniger Felder, dafür verbindlich
Lange Formulare werden übersprungen. Wirksamer sind wenige Angaben, die immer ausgefüllt werden: Was wurde entschieden, von wem, auf welcher Grundlage, was ist offen und bis wann. Ein typischer Fall: In einem IT-Projekt wird nach jeder Abstimmung mit dem Auftraggeber nur eine Zeile in einer gemeinsamen Liste ergänzt. Nach einigen Monaten ergibt sich daraus eine verlässliche Chronik, ohne dass jemand je „Dokumentation geschrieben“ hätte.
Vorhandene Kommunikation nutzen
Ein großer Teil dessen, was dokumentiert werden müsste, steht bereits in Mails, Chatnachrichten und Besprechungsnotizen. Das Problem ist nicht das Fehlen, sondern die Verteilung. KheepU setzt an dieser Stelle an: Eingehende und ausgehende Kommunikation wird einem Projekt und Arbeitspaket zugeordnet, Entscheidungen und Zusagen werden als Entwurf für die Chronik vorbereitet. Ein Mensch prüft und übernimmt sie; die Originale bleiben in den bestehenden Systemen.
Was sich nicht automatisieren lässt
Begründungen, Abwägungen und das Wissen, warum eine Variante verworfen wurde, stehen selten in Mails. Sie entstehen im Gespräch und müssen bewusst festgehalten werden, am besten von der Person, die entschieden hat, und zeitnah. Auch die Bewertung, was für das Projekt relevant ist, bleibt eine fachliche Aufgabe. Nebenbei dokumentieren heißt also nicht, dass Dokumentation von selbst entsteht, sondern dass sie dort entsteht, wo die Arbeit ohnehin passiert.