Projektverwaltung

Wie lässt sich der Verwaltungsaufwand im Projekt senken?

Zuerst messen, wo der Aufwand entsteht, statt pauschal zu digitalisieren. Häufig sind es Suchen, Nachfragen und doppelte Erfassung. Dann bei einem einzelnen Ablauf ansetzen, Regeln vereinfachen und erst danach prüfen, ob ein Werkzeug den verbleibenden Aufwand verringert. Wie viel sich einsparen lässt, hängt vom Betrieb ab und zeigt sich erst im eigenen Ablauf.

Wo der Aufwand wirklich steckt

Gefragt nach Verwaltungsaufwand, nennen Projektleitungen oft Protokolle und Berichte. Bei genauerem Hinsehen sind es eher die Unterbrechungen: die Suche nach dem aktuellen Plan, die Nachfrage, ob eine Freigabe schon da ist, das Abtippen von Angaben aus einer Mail in die Projektsoftware, das Zusammenstellen eines Statusberichts aus fünf Quellen. Diese Tätigkeiten sind einzeln kurz und tauchen deshalb in keiner Planung auf.

Erst beobachten, dann verändern

Bevor etwas umgestellt wird, lohnt eine Beobachtungsphase: Für einen begrenzten Zeitraum notiert das Team, welche Verwaltungstätigkeiten anfallen und wodurch sie ausgelöst werden. Es geht dabei um Vorgänge, nicht um die Leistung einzelner Personen. Oft zeigt sich ein überraschendes Bild. Ein typischer Fall: Ein Bauunternehmen stellt fest, dass der größte Aufwand nicht im Bautagebuch liegt, sondern im Abgleich von Lieferscheinen mit Bestellungen, weil beide in verschiedenen Systemen geführt werden.

Vereinfachen vor Automatisieren

Viele Verwaltungsaufgaben entstehen durch Regeln, die niemand mehr hinterfragt: Berichte, die keiner liest, Freigaben in mehreren Stufen für Kleinigkeiten, Verteiler, die alle erreichen. Diese abzuschaffen kostet nichts und wirkt sofort. Erst was danach übrig bleibt, ist ein Kandidat für ein Werkzeug. Wer einen umständlichen Ablauf automatisiert, hat am Ende einen schnelleren umständlichen Ablauf.

Wo ein KI-Werkzeug sinnvoll ansetzt

Gut geeignet sind wiederkehrende Tätigkeiten mit viel Lesen und wenig Entscheiden: Unterlagen einem Projekt zuordnen, aus Mails offene Punkte herausziehen, einen Statusbericht aus vorhandenen Quellen vorbereiten. KheepU beginnt mit genau einem solchen Ablauf und lässt ihn zunächst im Mitlesemodus laufen, also ohne dass etwas verändert oder verschickt wird. So sieht das Team, was das Werkzeug vorschlagen würde, und entscheidet auf dieser Grundlage, ob und wie es weitergeht.

Was nicht weniger wird

Entscheidungen, Abstimmungen mit Auftraggebern und die fachliche Bewertung von Änderungen bleiben menschliche Arbeit, und sie sollten es auch. Neue Werkzeuge bringen zudem eigenen Aufwand mit: Einführung, Pflege, Prüfung der Ergebnisse. Ob unter dem Strich weniger Verwaltung bleibt, lässt sich vorab nicht seriös beziffern. Es zeigt sich an einem konkreten Ablauf, gemessen am Zustand vorher und nachher.

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Häufig gestellte Fragen

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Mit welchem Ablauf sollte man anfangen?

Mit dem, der am häufigsten vorkommt und bei dem das Team den Aufwand am deutlichsten spürt. Ein überschaubarer Ablauf liefert schneller belastbare Erfahrungen als ein großes Vorhaben.

Wie misst man, ob sich etwas verbessert hat?

Indem man vorher festhält, wie der Ablauf heute läuft, wie oft er vorkommt und wo nachgefragt oder gesucht wird, und denselben Blick nach der Umstellung wiederholt. Bewertet werden Abläufe, nicht Personen.

Verlagert ein Werkzeug den Aufwand nicht nur?

Das kann passieren, etwa wenn Ergebnisse aufwendig geprüft werden müssen. Deshalb gehört diese Prüfarbeit in die Bewertung mit hinein.