Projektverwaltung

Wie strukturiert man eine Projektablage, die auch andere verstehen?

Mit einer einheitlichen Grundstruktur für alle Projekte, die sich an Projektphasen oder Unterlagenarten orientiert, einer kurzen Namensregel und einer Person, die über Abweichungen entscheidet. Die beste Struktur ist eine, die das Team ohne Erklärung benutzt; perfekte Systematik ist zweitrangig.

Gleiche Struktur in jedem Projekt

Der größte Gewinn entsteht nicht durch die ideale Ordnerstruktur, sondern dadurch, dass alle Projekte dieselbe haben. Wer weiß, dass Protokolle immer im selben Unterordner liegen, findet sie auch in einem fremden Projekt. Eine Vorlage, die beim Anlegen eines Projekts kopiert wird, ist deshalb wichtiger als lange Diskussionen über die richtige Gliederung. Abweichungen sind erlaubt, aber nur innerhalb der vorgesehenen Ebenen.

Nach Phasen oder nach Unterlagenart?

Zwei Grundmuster sind verbreitet. Die Gliederung nach Phasen folgt dem Projektverlauf: Akquise, Planung, Ausführung, Abnahme, Gewährleistung. Die Gliederung nach Unterlagenart sammelt Verträge, Pläne, Protokolle, Korrespondenz und Rechnungen jeweils an einem Ort. Phasen passen gut zu Bau- und Anlagenprojekten mit klaren Übergängen, Unterlagenarten eher zu Projekten, die iterativ verlaufen. Mischformen funktionieren, wenn die oberste Ebene eindeutig bleibt.

Namensregeln, die tatsächlich eingehalten werden

Eine Namensregel muss so kurz sein, dass sie sich ohne Nachschlagen merken lässt. Bewährt hat sich ein Muster aus Datum im Format Jahr-Monat-Tag, Unterlagenart, Kurzbeschreibung und gegebenenfalls Index. Wörter wie „final“, „neu“ oder „aktuell“ gehören nicht in Dateinamen, weil sie mit dem nächsten Stand falsch werden. Der Status einer Unterlage steht besser in einer Liste oder im Dokument selbst.

Die Ablage ist nicht alles

Ein großer Teil des Projektwissens liegt außerhalb der Ablage: in Postfächern, Chats, Ticketsystemen, der Buchhaltung. Diese Inhalte vollständig in die Ablage zu kopieren erzeugt Dubletten und neue Versionsprobleme. Sinnvoller ist eine Verknüpfung: Die Ablage verweist, wo nötig, auf den Ort, an dem eine Information geführt wird. KheepU arbeitet nach diesem Prinzip und verbindet Inhalte aus mehreren Systemen über das Projekt, ohne sie in einen weiteren Speicher zu kopieren.

Pflege und Grenzen

Jede Ablage verwildert mit der Zeit. Hilfreich sind eine zuständige Person je Projekt, ein kurzer Blick auf die Struktur bei Phasenwechseln und eine Bereinigung vor der Archivierung. Eine Struktur kann allerdings nicht verhindern, dass Dokumente am falschen Ort landen oder gar nicht abgelegt werden. Sie macht Fehler nur leichter sichtbar. Wer das Team bei der Gestaltung einbezieht, erhöht die Chance, dass die Struktur im Alltag auch benutzt wird.

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Häufig gestellte Fragen

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Wie viele Ordnerebenen sind sinnvoll?

So wenige wie möglich. Ab einer gewissen Tiefe wird mehr gesucht als gefunden. Eine flache Struktur mit klaren Namensregeln ist meist besser als eine tiefe mit vielen Spezialfällen.

Sollen private Arbeitsstände in die Projektablage?

Besser in einen gekennzeichneten Arbeitsbereich, getrennt von freigegebenen Unterlagen. So bleibt die Hauptablage übersichtlich, und Entwürfe werden nicht versehentlich als gültig verstanden.

Lässt sich eine bestehende, gewachsene Ablage umstellen?

Für laufende Projekte ist ein Umbau selten sinnvoll. Üblich ist, die neue Struktur ab dem nächsten Projekt einzuführen und bestehende Projekte nur bei Bedarf anzupassen.