Bildungs- und Weiterbildungsanbieter
Mehr Zeit für Kurse. Weniger Zeit im Kurspostfach.
Bei Bildungsträgern hängt viel Verwaltung an jedem einzelnen Kursplatz: die Anfrage vor der Anmeldung, die Frage zur Förderung, die Raumänderung, die neue Fassung der Unterlagen. Wir ordnen diese Kommunikation, damit Ihr Team sich um Teilnehmende und Programm kümmern kann.
Alltag
Wo in der Weiterbildung Zeit verloren geht
Anfragen vor jeder Anmeldung
Ist der Abendkurs noch frei, gibt es einen späteren Termin, reicht mein Vorwissen? Viele Interessierte fragen erst per Mail oder Telefon, bevor sie sich anmelden – und manche fragen dreimal über verschiedene Wege.
Rückfragen zur Förderung
Welche Förderstelle zahlt was, welche Bestätigung braucht die Teilnehmerin, wann gibt es die Teilnahmebestätigung? Die Regeln ändern sich, und jede Auskunft muss zum aktuellen Stand passen.
Trainer, Räume und Termine
Freiberufliche Trainerinnen und Trainer melden Verfügbarkeiten per Mail, der Seminarraum ist doppelt belegt, ein Termin wird verschoben. Die Planung lebt in einer Tabelle und im Kopf der Programmverantwortlichen.
Unterlagen in mehreren Fassungen
Skripten, Übungsblätter und Präsentationen liegen in mehreren Ständen auf Laufwerk, Lernplattform und im Postfach der Trainer. Welche Fassung im nächsten Durchgang gilt, ist nicht immer klar.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Was Interessierte fragen, sagt mehr über Ihr Programm als die Buchungsliste
Die Kursverwaltung zeigt, wer gebucht hat. Die Kommunikation zeigt, wer es fast getan hätte und warum nicht. Beides zusammen ergibt ein ehrlicheres Bild Ihres Angebots.
Kommunikation
Eine Interessentin, drei Kanäle, ein Vorgang
Erst das Formular auf der Website, dann eine Mail mit Nachfrage, dann ein Anruf im Sekretariat. Wir führen das zusammen, damit niemand zweimal antwortet und niemand vergessen wird.
Wissensmanagement
Das Wissen über einen Kurs gehört zum Kurs, nicht zu einer Person
Welcher Raum für diese Gruppe passt, was mit der Trainerin vereinbart wurde, welche Unterlage zuletzt verteilt wurde. Wir verbinden dieses Wissen mit dem Kurs, statt es in ein weiteres System zu kopieren.
Wissen validieren
Eine Auskunft zur Förderung muss auf einen aktuellen Stand verweisen
Wer einer Teilnehmerin eine falsche Förderinformation gibt, verursacht echten Schaden. Deshalb entstehen Entwürfe bei uns nur aus geprüften Quellen – und eine Person aus Ihrem Team gibt frei.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Kursanfragen und Anmeldungen bündeln
Anfragen zu einem Kurs zusammenführen und Antworten aus der Ausschreibung vorbereiten.
Rückfragen zur Förderung beantworten
Allgemeine Förderfragen aus freigegebenen Unterlagen beantworten – mit Stand und Fundstelle.
Trainereinsätze und Räume abgleichen
Kurstermine gegen bestätigte Trainer, gebuchte Räume und offene Abstimmungen legen.
Gültigen Stand der Kursunterlagen klären
Abweichende Fassungen von Kursunterlagen erkennen, bevor der nächste Durchgang startet.
Stornowünsche und Beschwerden vorbereiten
Den vollständigen Verlauf zu Storno und Beschwerde vorlegen; entschieden wird von Menschen.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die in der Weiterbildung gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Kurs- und Seminarverwaltung
- Moodle und andere Lernplattformen
- Microsoft 365
- Microsoft Teams
- Zoom
- Anmeldeformulare auf der Website
- Online-Portale der Förderstellen
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo in der Weiterbildung bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenBleibt unsere Kursverwaltung führend?
Ja. Kurse, Plätze, Anmeldungen und Rechnungen bleiben in Ihrem Verwaltungsprogramm. Wir ordnen die Kommunikation rundherum und schreiben Ergebnisse dorthin zurück, wo Ihr Team sie braucht.
Bewertet das System Lernende oder Prüfungsleistungen?
Nein. Es geht um Verwaltung und Kommunikation: Anfragen, Anmeldungen, Planung, Unterlagen. Lernfortschritt, Noten und Prüfungsergebnisse sind nicht Gegenstand unserer Arbeit.
Wie gehen Sie mit Förderauskünften um?
Auskünfte entstehen nur aus Unterlagen, die Sie freigegeben haben und deren Stand gepflegt ist. Fehlt eine aktuelle Quelle, gibt es keinen Entwurf, sondern einen Hinweis an Ihr Team.
Womit fangen wir an?
Meist mit dem Kurspostfach oder den Förderrückfragen vor Semesterbeginn. Wir nehmen einen Ablauf, messen ihn an echten Anfragen und erweitern erst, wenn er im Alltag trägt.