Anwendungsfall · Bildungs- und Weiterbildungsanbieter
Trainereinsätze und Räume abgleichen
Kurstermine gegen bestätigte Trainer, gebuchte Räume und offene Abstimmungen legen.
Das Problem
Die Kursplanung steht in der Verwaltung oder in einer Tabelle. Ob die freiberufliche Trainerin den Termin wirklich bestätigt hat, ob der Raum nach der Verschiebung noch frei ist und ob die Technik bestellt wurde, steht dagegen in Mails und Telefonnotizen.
Erst kurz vor Kursbeginn zeigt sich, dass eine Zusage fehlt oder zwei Gruppen denselben Raum erwarten. Dann bleibt nur Improvisation.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Termine übernehmen
Bevorstehende Kurstermine werden aus der Kursverwaltung oder Ihrer Planungstabelle gelesen, soweit ein Zugang besteht.
Schritt 2
Abstimmung prüfen
Für jeden Termin wird geprüft, ob in der Kommunikation eine Bestätigung des Trainers, eine Raumbuchung und die nötigen Absprachen vorliegen.
Schritt 3
Doppelbelegungen erkennen
Überschneidungen bei Räumen oder Trainereinsätzen werden markiert, auch wenn sie durch eine spätere Verschiebung entstanden sind.
Schritt 4
Hinweis an die Programmverantwortung
Offene Punkte erscheinen als Hinweis bei der zuständigen Person, mit Verweis auf die betreffende Mail oder Planungszeile.
Was sich ändert
- Fehlende Zusagen fallen auf, solange noch umgeplant werden kann
- Raumkonflikte nach Verschiebungen werden sichtbar
- Vertretungen sehen den Planungsstand auch bei fremden Kursreihen
Läuft selbstständig – intern, mit eindeutigem Ergebnis.
Der Hinweis bleibt intern und beschreibt einen eindeutigen Zustand. Er darf deshalb selbstständig erzeugt werden; Nachrichten an Trainer schreibt weiterhin Ihr Team.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Bildungs- und Weiterbildungsanbieter
Weitere Anwendungsfälle in der Weiterbildung
Kursanfragen und Anmeldungen bündeln
Anfragen zu einem Kurs zusammenführen und Antworten aus der Ausschreibung vorbereiten.
Rückfragen zur Förderung beantworten
Allgemeine Förderfragen aus freigegebenen Unterlagen beantworten – mit Stand und Fundstelle.
Gültigen Stand der Kursunterlagen klären
Abweichende Fassungen von Kursunterlagen erkennen, bevor der nächste Durchgang startet.
Stornowünsche und Beschwerden vorbereiten
Den vollständigen Verlauf zu Storno und Beschwerde vorlegen; entschieden wird von Menschen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktWird die Verfügbarkeit einzelner Trainer ausgewertet?
Nur im Sinne der Planung: Ist für diesen Termin eine Zusage da oder nicht? Eine Bewertung von Personen findet nicht statt.
Ersetzt das unsere Raumplanung?
Nein. Die Raumplanung bleibt, wo sie ist. Der Abgleich ergänzt sie um den Stand der Kommunikation.