Warum Plan und Kommunikation auseinanderlaufen
Der Projektplan erklärt, was passieren sollte. Die Kommunikation erklärt, warum es tatsächlich passiert ist. Zwischen beiden liegt eine Verzögerung: Ein Gewerk verschiebt am Telefon den Beginn, der Auftraggeber äußert in einer Besprechung einen Änderungswunsch, ein Lieferant kündigt in einer Mail eine Teillieferung an. Bis diese Informationen im Plan ankommen, vergehen oft Tage oder Wochen, manchmal kommen sie nie an. Der Plan sieht dann sauber aus, beschreibt aber ein Projekt, das es so nicht mehr gibt.
Typische Widersprüche
Häufig sind Termine, die im Plan fest stehen, aber in einer Mail unter Vorbehalt gestellt wurden. Leistungen, die laut Plan beim einen Gewerk liegen, im Protokoll aber einem anderen zugesagt wurden. Freigaben, die im Plan als erteilt markiert sind, obwohl im Mailverlauf noch eine Rückfrage offen ist. Und Mengen, die nach einer Planänderung in der Kommunikation längst angepasst wurden, im Plan aber noch auf dem alten Stand stehen. Jeder dieser Widersprüche kann zu einer falschen Entscheidung führen, wenn nur eine der beiden Seiten gelesen wird.
Widersprüche finden, bevor sie wirken
Das Problem ist selten, dass die Information fehlt, sondern dass sie verstreut ist: in Postfächern verschiedener Beteiligter, in Protokollen, in Telefonnotizen. Wer Widersprüche früh finden will, muss beide Seiten nebeneinanderlegen, also für ein Arbeitspaket den Planstand und die zugehörige Kommunikation. Manuell gelingt das für wenige kritische Pakete, etwa vor einer wichtigen Besprechung. Systematisch geht es nur, wenn Mails und Protokolle Projekten und Arbeitspaketen zugeordnet sind.
Wer den Widerspruch auflöst
Ein gefundener Widerspruch wird nicht automatisch zugunsten einer Seite entschieden. Weder der Plan noch die jüngste Mail ist per se richtig. Die Person, die für das Arbeitspaket zuständig ist, klärt mit den Beteiligten, welcher Stand gilt, und trägt das Ergebnis dort nach, wo es fehlt, im Plan, im Protokoll oder in einer kurzen Bestätigung an alle Beteiligten. Wichtig ist, dass die Klärung selbst festgehalten wird, damit später nachvollziehbar ist, warum der Plan geändert wurde.
Wie KheepU dabei unterstützt
KheepU ordnet Mails, Protokolle und Nachrichten einem Projekt und einem Arbeitspaket zu und markiert, wo sie dem Planstand widersprechen, jeweils mit Verweis auf beide Fundstellen. Ihr Projektplan und Ihre Projektsoftware bleiben führend. Entschieden wird nicht vom System, sondern von der zuständigen Person, und analysiert werden Vorgänge, nicht die Beteiligten.