Was Projektsoftware gut kann
Verbreitete Projektwerkzeuge helfen dabei, ein Vorhaben in Arbeitspakete zu zerlegen, Termine und Abhängigkeiten zu planen, Zuständigkeiten festzulegen und Kosten zu verfolgen. Sie zeigen den kritischen Pfad, warnen bei Überschneidungen und liefern Berichte für Auftraggeber und Geschäftsführung. Das ist wertvoll, und kein Projekt mittlerer Größe sollte darauf verzichten. Die Frage ist nur, ob diese Werkzeuge alles wissen, was für die Steuerung nötig ist.
Wo das Steuerungswissen tatsächlich liegt
Die meisten Informationen, die eine Projektleitung zum Handeln bewegen, kommen nicht aus der Projektsoftware. Sie stehen in einer Mail des Lieferanten, in einer Nachricht vom Polier, in einem Nebensatz im Protokoll der Baubesprechung. In die Projektsoftware gelangen sie erst, wenn jemand sie überträgt, und das geschieht meist spät, gekürzt oder gar nicht. Die Software zeigt dann einen Stand, der dem Stand der Gespräche hinterherläuft.
Warum mehr Disziplin das Problem nicht löst
Die naheliegende Antwort lautet: Alle müssen die Software konsequenter pflegen. In der Praxis scheitert das an drei Dingen. Externe Partner arbeiten nicht in Ihrem Werkzeug. Die eigenen Leute haben auf der Baustelle oder beim Kunden andere Prioritäten als Datenpflege. Und vieles, was wichtig ist, lässt sich in einem Aufgabenfeld schlecht abbilden, etwa der Tonfall einer Nachricht oder eine Zusage unter Vorbehalt. Mehr Disziplin hilft etwas, schließt die Lücke aber nicht.
Verbinden statt wechseln
Ein anderer Ansatz lässt die Projektsoftware, wie sie ist, und verbindet die Kommunikation mit ihren Arbeitspaketen. Eingehende Nachrichten werden dem passenden Paket zugeordnet, Zusagen und offene Fragen daran geführt, Abweichungen zum Plan markiert. Die Projektleitung sieht beides nebeneinander: was geplant ist und was gerade darüber gesprochen wird. KheepU arbeitet nach diesem Prinzip: Ihre Projektsoftware bleibt führend, die Kommunikation wird verbunden und nicht kopiert, und Rückmeldungen an Partner gehen erst nach Ihrer Freigabe hinaus.
Was man vor einem solchen Schritt klären sollte
Bevor Kommunikation und Projektplan verbunden werden, sollte feststehen, welche Arbeitspakete die Bezugspunkte sind, wer Zuordnungen bestätigt und welche Kanäle einbezogen werden. Ebenso wichtig ist zu klären, was externe Partner sehen und was intern bleibt. Ob und wie eine Verbindung zu einem bestimmten Projektwerkzeug technisch möglich ist, hängt von dessen Schnittstellen ab und sollte im Einzelfall geprüft werden, bevor man sich darauf verlässt.