Was den Begriff ausmacht
Im Einzelprojekt geht es um Termin, Kosten und Qualität eines Vorhabens. Im Multiprojektmanagement kommen Fragen hinzu, die kein einzelnes Projekt beantworten kann: Welches Projekt hat Vorrang, wenn beide denselben Monteur brauchen? Welche Projekte sollte man überhaupt annehmen? Wo hängen Projekte voneinander ab? In der Literatur wird oft zwischen Programm- und Portfoliomanagement unterschieden. Für die meisten KMU ist diese Trennung weniger wichtig als die schlichte Frage, wie man den Überblick behält.
Warum es im KMU anders aussieht
Im Konzern gibt es Projektbüros, standardisierte Statusberichte und Werkzeuge für die Portfoliosteuerung. Im Planungsbüro, beim Anlagenbauer oder in der Agentur leitet dieselbe Person oft mehrere Projekte und ist zugleich fachlich tätig. Statusberichte werden geschrieben, wenn Zeit bleibt, also selten. Die Geschäftsführung erfährt von Problemen oft beiläufig oder dann, wenn ein Auftraggeber anruft. Formale Methoden aus dem Konzern lassen sich hier nur in stark vereinfachter Form übertragen.
Typische Reibungen zwischen Projekten
Am häufigsten sind Konflikte um gemeinsam genutzte Kapazität: Fachkräfte, Prüfeinrichtungen, Fahrzeuge, externe Partner. Dazu kommen Zielkonflikte, wenn ein wichtiger Kunde kurzfristig mehr verlangt und dafür ein anderes Projekt warten muss. Und es gibt die stillen Abhängigkeiten, etwa wenn ein Projekt auf ein Ergebnis aus einem anderen wartet, ohne dass das irgendwo vermerkt ist. Solche Reibungen zeigen sich selten im einzelnen Plan, aber oft in der Kommunikation zwischen den Beteiligten.
Überblick ohne Berichtspflicht
Ein praktikabler Weg ist, die Lage jedes Projekts aus der ohnehin laufenden Kommunikation abzuleiten und projektübergreifend nebeneinanderzustellen: offene Zusagen, verschobene Termine, ungeklärte Fragen, jeweils mit Quelle. So sieht die Geschäftsführung, wo sich etwas bewegt, ohne alle Projektleitungen um Berichte zu bitten. KheepU legt dafür keine neue Planungswelt an; die einzelnen Projekte bleiben in Ihrer Projektsoftware, und die Lage verweist auf die Originalnachrichten.
Grenzen und Entscheidungen
Ein Überblick ersetzt keine Priorisierung. Welches Projekt im Konfliktfall Vorrang hat, ist eine unternehmerische Entscheidung, die Kundenbeziehungen, Deckungsbeiträge und strategische Ziele abwägt. Diese Abwägung kann kein System treffen. Außerdem gilt: Projekte, deren Kommunikation weitgehend mündlich läuft, erscheinen in einer solchen Übersicht unvollständig. Das sollte man wissen, bevor man aus einer ruhigen Übersicht auf ein ruhiges Projekt schließt.