Apotheken
Mehr Aufmerksamkeit für die Menschen vor der Tara
Neben der Beratung läuft in jeder Apotheke ein zweiter Betrieb: Telefon, Großhandel, Rückstände, Dienstplan, Abholfächer. Diesen organisatorischen Teil ordnen wir. Was pharmazeutisch ist, bleibt bei Ihrem Fachpersonal.
Alltag
Wo in der Apotheke Zeit verloren geht
Das Telefon klingelt, während jemand berät
Ob heute Nachtdienst ist, bis wann geöffnet hat, ob man das Bestellte schon holen kann: Viele Anrufe sind kurz und organisatorisch. Jeder einzelne unterbricht aber ein Gespräch an der Tara oder eine Kommissionierung im Hintergrund.
Rückstände und Lieferengpässe kosten Kommunikation
Der Großhandel meldet einen Rückstand, ein Hersteller kündigt eine Lieferunterbrechung an, eine Retoure muss geklärt werden. Diese Nachrichten kommen per Mail, Fax, Portal und Telefon und landen bei der Person, die gerade Zeit hat.
Abholung und Vorbestellung
Was für wen bestellt ist, wann es kommt und ob schon Bescheid gegeben wurde, wird oft auf Zetteln oder in Listen am Bestellplatz gehalten. Bei Schichtwechsel geht dabei leicht etwas verloren.
Teamwissen ohne festen Platz
Wie eine bestimmte Retoure abgewickelt wird, wer beim Großhandel Ansprechperson ist, wie der Notdienstwechsel organisiert ist: Das wissen die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen. Aufgeschrieben ist es selten vollständig.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Wo der Betrieb hinter der Tara Zeit verliert, lässt sich zeigen
Die Warenwirtschaft zeigt, was verkauft und bestellt wurde. Sie zeigt nicht, wie oft das Telefon wegen derselben organisatorischen Frage klingelt oder wie viele Nachrichten ein einziger Lieferrückstand auslöst.
Kommunikation
Die Frage nach dem Notdienst sollte keine Beratung unterbrechen
Viele Anfragen an eine Apotheke sind organisatorisch und wiederholen sich. Wir nehmen sie strukturiert auf und bereiten Antworten vor, damit das Team sie freigeben kann, ohne von der Tara wegzumüssen. Was nach Beratung klingt, geht sofort an einen Menschen.
Wissensmanagement
Wie die Apotheke funktioniert, sollte nicht an einer Schicht hängen
Wer weiß, wie die Retoure an den Großhandel läuft, wen man beim Ausfall des Kommissionierers anruft und was beim Notdienstwechsel zu tun ist? Meist eine oder zwei Personen. Wir verbinden dieses Wissen mit den Abläufen, die es brauchen.
Wissen validieren
Auch eine organisatorische Auskunft muss stimmen
Wer wegen einer falschen Notdienstangabe vor verschlossener Tür steht, verliert Vertrauen und Zeit. Deshalb entstehen bei uns Entwürfe nur aus freigegebenen, aktuellen Quellen, und das Team gibt sie frei.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Abholbereitschaft von Vorbestellungen melden
Abholhinweise zu Vorbestellungen vorbereiten – über die Referenz, nicht über den Inhalt.
Rückstände und Lieferantenmeldungen ordnen
Lieferantenmeldungen als Vorgänge führen und offene Klärungen sichtbar machen.
Routineauskünfte mit Quelle vorbereiten
Organisatorische Fragen aus freigegebenen Quellen beantworten – mit Stand und Freigabe.
Schichtübergabe und Teamwissen
Offene Punkte und interne Abläufe für die nächste Schicht zusammenstellen.
Beratungsanliegen erkennen und weitergeben
Alles Fachliche geht unbearbeitet und ohne Umweg an das pharmazeutische Personal.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die in der Apotheke gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Apotheken-Warenwirtschaft
- Bestellsysteme des Großhandels
- Vorbestell-Apps
- Telefonanlage
- Dienstplanung
- Microsoft 365
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Apotheken
TARA-Concierge: Verwaltungslast runter, Zeit für den Kundenkontakt rauf
Routineanfragen werden strukturiert aufgenommen und vorbereitet beantwortet. Das Team konzentriert sich auf die Menschen vor der Tara statt auf das Telefon im Hintergrund.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo in der Apotheke bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenWas ist TARA-Concierge?
TARA-Concierge ist unsere Lösung für Apotheken auf Basis von OfficeHub. Sie befindet sich in Entwicklung. Was heute schon umsetzbar ist, klären wir an einem konkreten organisatorischen Ablauf in Ihrer Apotheke, nicht anhand einer Funktionsliste.
Werden Gesundheitsdaten verarbeitet?
Nicht ohne gesonderte schriftliche Vereinbarung. Unser Schwerpunkt liegt auf Organisation: Öffnungszeiten, Verfügbarkeit, Abholung, Lieferanten, Teamabläufe. Inhalte mit Gesundheitsbezug werden nur nach gesonderter schriftlicher Vereinbarung und mit erhöhter Schutzstufe verarbeitet. Rezeptinhalte und Angaben zu Erkrankungen gehören nicht zu den Abläufen, die wir vorbereiten.
Kann das System Kunden beraten?
Nein. Pharmazeutische Beratung gehört zur Stufe „Rot“: Sie bleibt immer beim Menschen. Das System erkennt organisatorische Anliegen und gibt alles andere unbearbeitet an Ihr Team weiter.
Bleibt unsere Warenwirtschaft führend?
Ja. Bestand, Bestellungen und Abgaben bleiben dort, wo sie heute geführt werden. Wir ordnen die Kommunikation rund um diese Abläufe und legen keinen zweiten Bestand an.