Anwendungsfall · Apotheken
Routineauskünfte mit Quelle vorbereiten
Organisatorische Fragen aus freigegebenen Quellen beantworten – mit Stand und Freigabe.
Das Problem
Wann haben Sie am Feiertag geöffnet? Wer hat heute Nacht Dienst? Liefern Sie auch nach Hause? Wo kann ich parken? Solche Fragen kommen täglich, und jede einzelne wird neu beantwortet, mal mit aktueller, mal mit veralteter Angabe.
Die Informationen gibt es, aber an verschiedenen Stellen: Notdienstplan, Aushang, Webseite, interne Notiz. Wenn diese Quellen auseinanderlaufen, merkt es niemand, bis ein Kunde vor verschlossener Tür steht.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Quellen freigeben
Die Apotheke bestimmt, welche Unterlagen gelten, jeweils mit Stand und verantwortlicher Person.
Schritt 2
Organisatorische Frage erkennen
Nur Fragen aus der vereinbarten Liste werden bearbeitet. Alles andere geht unbearbeitet an das Team.
Schritt 3
Entwurf mit Fundstelle
Der Entwurf nennt die Quelle, auf die er sich stützt. Widersprechen sich zwei Quellen, entsteht kein Entwurf, sondern ein Hinweis.
Schritt 4
Abnahme vor dem Start
Ein Goldset aus realen Fragen, ergänzt um Fragen, auf die das System nicht antworten darf, entscheidet, ob der Ablauf in Betrieb geht.
Was sich ändert
- Einheitliche und aktuelle Auskünfte zu organisatorischen Fragen
- Widersprüche zwischen Webseite, Aushang und Plan fallen auf
- Fachliche Fragen landen ohne Umweg beim Fachpersonal
Das System bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei.
Auskünfte gehen an Kunden und können bei Fehlern zu einem vergeblichen Weg führen. Deshalb prüft ein Mensch jeden Entwurf vor dem Versand.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Apotheken
Weitere Anwendungsfälle in der Apotheke
Abholbereitschaft von Vorbestellungen melden
Abholhinweise zu Vorbestellungen vorbereiten – über die Referenz, nicht über den Inhalt.
Rückstände und Lieferantenmeldungen ordnen
Lieferantenmeldungen als Vorgänge führen und offene Klärungen sichtbar machen.
Schichtübergabe und Teamwissen
Offene Punkte und interne Abläufe für die nächste Schicht zusammenstellen.
Beratungsanliegen erkennen und weitergeben
Alles Fachliche geht unbearbeitet und ohne Umweg an das pharmazeutische Personal.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktKann das auch auf der Webseite als Chat laufen?
Das ist denkbar, aber kein Start. Zuerst wird der Ablauf mit Freigabe gemessen. Ob eine andere Stufe vertretbar ist, entscheiden Sie danach.
Wie wird der Notdienstplan aktuell gehalten?
Er bleibt dort, wo Sie ihn heute pflegen. Wir lesen den jeweils gültigen Stand und melden, wenn er fehlt oder abgelaufen ist.