Mit einem Ablauf anfangen
Ein Pilot, der gleichzeitig Mails, Angebote und interne Suche verbessern soll, liefert selten eine klare Aussage. Zu viele Einflüsse vermischen sich. Besser ist ein einzelner, gut abgegrenzter Ablauf mit spürbarem Aufwand und erkennbaren Ergebnissen, etwa die Beantwortung wiederkehrender Anfragen zu einem Thema.
Kriterien vor dem Start festlegen
Was soll der Pilot zeigen? Richtigkeit der Antworten, Akzeptanz im Team, Aufwand für die Prüfung, Umgang mit Sonderfällen? Diese Fragen und die Schwelle, ab der das Ergebnis als ausreichend gilt, werden vorher schriftlich festgehalten. Wer die Kriterien erst am Ende formuliert, findet fast immer Gründe, den Pilot als Erfolg zu sehen.
Messphase im Mitlesemodus
Im Mitlesemodus erstellt das System seine Vorschläge, aber nichts davon wird verwendet. Das Team arbeitet wie bisher und vergleicht anschließend, was die KI vorgeschlagen hätte. So entsteht eine realistische Grundlage, ohne dass ein Kunde einen fehlerhaften Entwurf zu sehen bekommt. Erst danach folgt der Einsatz mit Freigabe.
Auch Nebenwirkungen erfassen
Ein Pilot kann die eigentliche Aufgabe gut lösen und trotzdem Probleme schaffen: zusätzliche Prüfarbeit, Unsicherheit im Team, neue Abhängigkeiten. Diese Beobachtungen gehören in die Auswertung. Ebenso Hinweise auf Lücken in den eigenen Unterlagen, die der Pilot sichtbar gemacht hat – sie haben einen Wert unabhängig vom Ergebnis.
Die Entscheidung danach
Am Ende stehen drei Möglichkeiten: weitermachen, anpassen und erneut prüfen oder beenden. Ein beendeter Pilot ist kein Misserfolg, wenn er früh zeigt, dass ein Ablauf noch nicht reif ist. Bei KheepU beginnt jede Zusammenarbeit mit einem einzelnen Ablauf und einer Messphase im Mitlesemodus, damit diese Entscheidung auf echten Beobachtungen beruht.