Zusagen entstehen nebenbei
Die wenigsten Zusagen werden formell abgegeben. Sie fallen in einem Nebensatz der Besprechung, am Ende eines Telefonats oder in einer kurzen Antwortmail: „Ich schick Ihnen die Zeichnung bis Freitag.“ Genau diese beiläufigen Zusagen sind es, die später fehlen. Wer sie nicht sofort notiert, verlässt sich auf das Gedächtnis aller Beteiligten, und das erinnert sich unterschiedlich.
Vorher fragen statt danach mahnen
Eine kurze Nachfrage vor dem vereinbarten Termin wirkt freundlicher und ist wirksamer als eine Mahnung danach. Sie gibt dem anderen die Möglichkeit, eine Verschiebung früh zu melden. Ein typischer Fall: Ein Fachplaner hat Unterlagen zugesagt. Zwei Arbeitstage vorher fragt die Koordination, ob es beim Termin bleibt. Die Antwort „wird knapp“ ist dann noch eine nützliche Information, weil die nachfolgenden Schritte angepasst werden können.
Muster in Verschiebungen erkennen
Einzelne verschobene Zusagen sind normal. Interessant wird es, wenn sich Verschiebungen häufen, bei einem bestimmten Arbeitspaket oder in einer bestimmten Projektphase. Wer Zusagen mit ursprünglichem und aktuellem Termin festhält, sieht solche Häufungen. Daraus lässt sich ableiten, wo Kapazität fehlt oder wo eine Abhängigkeit unterschätzt wurde. Gemeint ist dabei die Analyse des Vorgangs, nicht eine Bewertung von Personen oder Firmen.
Wo Datenanalyse helfen kann und wo nicht
Viele Zusagen stehen ohnehin in Mails und Protokollen. KheepU erkennt solche Zusagen in der Projektkommunikation, ordnet sie dem passenden Arbeitspaket zu und zeigt, welche bald fällig oder schon überfällig sind. Die Nachfrage selbst wird vorbereitet, gesendet wird sie erst nach Freigabe durch die zuständige Person. Mündliche Absprachen, die nirgends festgehalten wurden, kann auch eine Auswertung nicht finden.
Verbindlichkeit ist auch eine Frage der Kultur
Kein Verfahren ersetzt eine Projektkultur, in der eine abgesagte Zusage besser angesehen ist als eine stillschweigend verpasste. Wenn Beteiligte ehrlich sagen können „schaffe ich nicht“, wird Nachhalten einfacher. Das erreicht man vor allem dadurch, dass frühe Absagen nicht bestraft, sondern konstruktiv behandelt werden.