Ein Gesicht pro Seite
Wenn beim Lieferanten drei Personen mit vier Personen beim Auftraggeber kommunizieren, gehen Informationen zwangsläufig verloren. Hilfreich ist, je Partner eine Hauptkontaktperson festzulegen, die Anfragen bündelt und Antworten weiterverteilt. Das heißt nicht, dass Fachleute nicht direkt miteinander sprechen dürfen. Es heißt, dass Ergebnisse dieser Gespräche bei der Hauptkontaktperson ankommen.
Anfragen so stellen, dass sie beantwortbar sind
Eine Mail mit fünf Fragen, zwei Anhängen und der Bitte um „kurze Rückmeldung“ bekommt selten eine vollständige Antwort. Besser funktioniert: eine Frage oder ein klar umrissenes Thema je Nachricht, eine konkrete Frist und die Angabe, wofür die Antwort gebraucht wird. Wer weiß, dass von seiner Auskunft eine Bestellung abhängt, priorisiert anders als bei einer allgemeinen Nachfrage.
Vage Formulierungen nicht stehen lassen
Sätze wie „wir versuchen, das bis Monatsende zu schaffen“ oder „sollte machbar sein“ sind in der Projektkommunikation Warnsignale. Sie klingen nach Zusage, sind aber keine. Ein typischer Fall: Ein Komponentenlieferant schreibt, die Teile kämen „voraussichtlich in der geplanten Woche“. Fragt niemand nach, wird daraus im Terminplan ein fester Liefertermin, und die Montage plant darauf. Eine kurze Rückfrage, was „voraussichtlich“ konkret bedeutet, kostet wenig.
Vereinbarungen dort festhalten, wo das Projekt sie findet
Absprachen am Telefon oder am Rand einer Besprechung sind normal und oft die schnellste Form der Abstimmung. Sie sollten aber kurz schriftlich bestätigt und dem Projekt zugeordnet werden. Liegt die Bestätigung nur im persönlichen Postfach einer Person, ist sie bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel faktisch verschwunden.
Grenzen der Abstimmung
Gute Abstimmung ändert nichts an vertraglichen Rahmenbedingungen. Wenn ein Lieferant nicht liefern kann, kann die Koordination das früh sichtbar machen, nicht aber Material herbeischaffen. Bei vertraglichen Fragen zu Verzug oder Nachträgen gehört die Sache außerdem zu den Zuständigen im eigenen Haus und gegebenenfalls zu einer rechtlichen Beratung, nicht in die laufende Abstimmung.