Keine neue Prüfschleife, sondern feste Fragen an vorhandenen Stellen
Jedes Projekt hat Routinen: wiederkehrende Besprechungen, Freigaben von Plänen und Bestellungen, regelmäßige Berichte an Auftraggeber oder Geschäftsführung. Genau dort lässt sich Validierung einbauen. Im Jour fixe wird bei jeder neuen Terminzusage gefragt, woher sie kommt und unter welchem Vorbehalt sie steht. Bei Freigaben wird der zugrunde liegende Planstand genannt. Im Bericht steht bei den wichtigsten Kennzahlen der Stand. Das sind Sekunden pro Punkt, keine eigene Sitzung.
Prüfen, wo die Angabe entsteht
Am günstigsten ist die Prüfung dort, wo eine Angabe ins Projekt kommt. Wer eine Lieferzusage per Mail erhält, kann beim Übertragen in den Plan das Datum der Mail und einen etwaigen Vorbehalt mitnehmen. Wer ein Aufmaß einträgt, notiert, wer es erhoben hat. Diese kleine Disziplin am Eingang spart später das Zurückverfolgen über mehrere Stationen, das deutlich mühsamer ist.
Abstufen statt alles gleich behandeln
Nicht jede Angabe braucht dieselbe Prüftiefe. Eine praktikable Abstufung: Interne Zwischenstände werden nur mit Datum versehen. Angaben, die in Berichte eingehen, bekommen eine Fundstelle. Angaben, auf denen Bestellungen, Zusagen oder Nachträge beruhen, werden zusätzlich von der fachlich zuständigen Person bestätigt. So konzentriert sich der Aufwand auf die wenigen Stellen, an denen Fehler teuer werden.
Wo Werkzeuge helfen und wo nicht
Werkzeuge können Angaben zusammentragen, Fundstellen verlinken, Widersprüche zwischen Plan und Kommunikation markieren und auf Werte hinweisen, die seit langem unverändert sind. Das nimmt die Suche ab, aber nicht die Entscheidung. Ob ein Widerspruch relevant ist und welcher Stand gilt, kann nur jemand beurteilen, der das Projekt kennt. Bei KheepU beginnen wir deshalb mit einem einzelnen Ablauf und einer Messphase, in der das System nur mitliest und das Team vergleicht, bevor irgendetwas in die Abläufe eingreift.
Ehrliche Grenzen
Validieren kostet Aufmerksamkeit, besonders am Anfang, wenn Gewohnheiten sich ändern. In Phasen mit hohem Druck wird es als Erstes weggelassen, gerade dann, wenn es am meisten nützt. Hilfreich ist, die festen Fragen so kurz zu halten, dass sie auch unter Druck gestellt werden, und offen zu dokumentieren, wenn eine Entscheidung ohne Prüfung getroffen wurde. Das ist kein Versagen, sondern ehrliche Projektführung.