Anwendungsfall · Großhandel
Reklamationen vollständig aufnehmen
Reklamationen vervollständigen und Häufungen je Artikel und Lieferant sehen.
Das Problem
Reklamationen kommen selten vollständig. Der Kunde schreibt, dass „die Lieferung nicht passt“, ohne Lieferscheinnummer, ohne Foto, ohne Angabe, welche Position betroffen ist. Bevor der Innendienst entscheiden kann, ob der Fehler beim Lager, bei der Spedition oder beim Lieferanten liegt, braucht er mehrere Rückfragen.
Gleichzeitig wird jede Reklamation einzeln behandelt. Dass sich Beschwerden zu einem Artikel oder einer Lieferantencharge häufen, fällt erst auf, wenn ein großer Kunde sich beschwert oder der Lieferant die Haftung bestreitet, weil die Meldung zu spät kam.
Ablauf
So läuft es
Schritt 1
Reklamation erkennen und zuordnen
Die Meldung wird als Reklamation eingeordnet und, soweit möglich, Lieferung, Position und Artikel zugeordnet. Art der Reklamation wird vorgeschlagen: Mengendifferenz, Falschlieferung, Transportschaden, Qualitätsmangel.
Schritt 2
Fehlendes nachfordern
Für die jeweilige Art fehlende Angaben, etwa Fotos, Charge oder Lieferscheinnummer, werden in einem Rückfrageentwurf gebündelt. Der Innendienst prüft und versendet.
Schritt 3
Weitergabe vorbereiten
Betrifft die Reklamation einen Lieferanten oder die Spedition, entsteht ein Entwurf für deren Meldung mit allen Unterlagen. Ob und wann er hinausgeht, entscheidet der Innendienst.
Schritt 4
Häufungen melden
Reklamationen werden je Artikel, Lieferant und Art gezählt. Auffällige Häufungen gehen als interner Hinweis an Einkauf oder Qualitätsverantwortliche.
Was sich ändert
- Reklamationen sind vollständig, bevor über sie entschieden wird
- Lieferanten werden früher und mit vollständigen Unterlagen informiert
- Häufungen bei Artikeln oder Lieferanten werden sichtbar
Themen: Kommunikation im Großhandel · Datenanalyse im Großhandel
Nur der Mensch. Das System unterstützt, handelt aber nicht.
Ob eine Reklamation anerkannt wird und ob es Gutschrift, Ersatz oder Kulanz gibt, ist eine kaufmännische Entscheidung mit Wirkung auf Kunde und Lieferant. Diese trifft ausschließlich ein Mensch. Das System sammelt und bereitet intern vor.
Wie die Freigabestufen funktionieren →Großhandel
Weitere Anwendungsfälle im Großhandel
Bestellungen aus Mail und PDF als Auftragsentwurf
Bestellungen aus Mail und PDF lesen und als Auftragsentwurf vorbereiten.
Lieferterminanfragen aus dem Auftragsstand beantworten
Lieferstand aus mehreren Quellen zusammenführen und die Antwort vorbereiten.
Preis- und Konditionsauskünfte mit Quelle vorbereiten
Preisauskünfte aus gültigen Quellen vorbereiten und Widersprüche markieren.
Zusagen des Außendienstes für den Innendienst sichtbar machen
Zusagen aus Besuchen und Mails des Außendienstes am Kunden zusammenführen.
Erstgespräch
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch sehen wir uns an, wie der Ablauf bei Ihnen heute läuft, welche Systeme beteiligt sind und ob er ein guter Einstieg ist. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenHäufig gestellte Fragen
KontaktEntscheidet das System über Gutschriften?
Nein. Es sorgt dafür, dass alle Unterlagen vorliegen, und zeigt frühere Fälle zum selben Artikel. Die Entscheidung trifft der Innendienst oder die zuständige Führungskraft.
Ersetzt das unser Reklamationsmodul?
Nein. Gibt es ein Reklamationsmodul in Ihrer Warenwirtschaft, bleibt es führend. Wir ordnen die Kommunikation davor und bereiten die Erfassung vor.