Warum ein einziger Kanal selten funktioniert
Der naheliegende Vorschlag lautet: Ab jetzt läuft alles über die Projektplattform. In der Praxis hält das selten. Der Auftraggeber schreibt weiter Mails, der Polier schickt Fotos über das Handy, der Lieferant ruft an. Je mehr externe Beteiligte ein Projekt hat, desto weniger lässt sich ihr Kommunikationsverhalten vorschreiben. Wer es trotzdem versucht, erzeugt eine zweite, inoffizielle Kommunikationsebene neben der offiziellen.
Zuordnen statt umleiten
Statt die Kanäle zu vereinheitlichen, lohnt es sich, die Inhalte zu ordnen. Eine Mail zum Fassadenanschluss gehört zum Arbeitspaket Fassade, egal ob sie im persönlichen Postfach der Bauleitung oder im Sammelpostfach eingegangen ist. Hilfreich sind einfache Konventionen: eine Projektnummer im Betreff, ein gemeinsames Projektpostfach in Kopie, eine kurze schriftliche Notiz nach wichtigen Telefonaten.
Persönliche Postfächer sind die größte Lücke
Ein großer Teil der Projektkommunikation steckt in persönlichen Postfächern einzelner Mitarbeiter. Fällt jemand aus oder verlässt das Unternehmen, ist dieses Wissen schwer zugänglich. Gleichzeitig enthalten persönliche Postfächer auch private oder projektfremde Inhalte. Eine Bündelung muss deshalb gezielt sein: Projektbezogenes wird zugeordnet, alles andere bleibt, wo es ist.
Bestehende Systeme bleiben führend
Mailprogramm, Ablage und Projektwerkzeug bleiben die Orte, an denen gearbeitet wird. KheepU verbindet die Kommunikation aus diesen Quellen mit dem Projekt und seinen Arbeitspaketen, ohne sie in ein weiteres System zu kopieren. So lässt sich fragen, was zum Thema Brandschutz in den letzten Abstimmungen vereinbart wurde, und die Antwort verweist auf die jeweiligen Mails und Protokolle.
Grenzen der Bündelung
Was nie aufgeschrieben wurde, kann nicht gebündelt werden. Gespräche auf der Baustelle oder im Flur bleiben außen vor, solange niemand sie notiert. Außerdem hilft Bündelung nur, wenn die Zuordnung stimmt. Falsch zugeordnete Nachrichten sind fast so schwer zu finden wie gar nicht zugeordnete. Eine regelmäßige, kurze Kontrolle durch die Projektleitung bleibt deshalb sinnvoll.