Reisebüros und Tourismus
Eine Reise besteht aus vielen Zusagen. Jede davon muss stimmen.
Ein Kunde wünscht sich „etwas Warmes im Herbst, nicht zu weit, mit Kindern“. Daraus wird ein Angebot aus Flug, Unterkunft und Transfer, später eine Umbuchung, eine Frage zum Gepäck und eine Nachricht vom Hotel vor Ort. Wir halten diese Kommunikation zusammen und binden jede Auskunft an ihre Quelle.
Alltag
Wo im Tourismus Zeit verloren geht
Anfragen ohne klare Eckdaten
Reisewünsche kommen als Mail, Anruf oder Nachricht über die Website, oft ohne Termin, Budget oder Teilnehmerzahl. Bevor ein Angebot entsteht, sind zwei oder drei Rückfragen nötig – und dazwischen bucht der Kunde vielleicht woanders.
Angebote aus vielen Quellen
Ein Angebot setzt sich aus Veranstalterkatalogen, Buchungssystemen, Hotelkontingenten und eigenen Bausteinen zusammen. Preise und Verfügbarkeiten ändern sich laufend, und was gestern galt, gilt heute vielleicht nicht mehr.
Leistungsträger auf eigenen Wegen
Hotels, Busunternehmen, Reiseleitungen und Agenturen vor Ort melden Änderungen per Mail, Telefon oder Messenger. Ob eine Zimmerumstellung beim Kunden angekommen ist, weiß oft nur, wer die Nachricht gelesen hat.
Gästefragen in der Destination
Tourismusverbände und Infostellen beantworten jeden Tag ähnliche Fragen zu Öffnungszeiten, Veranstaltungen, Wanderwegen und Anreise. Die Antworten ändern sich mit Saison und Wetter, und nicht jede Kollegin kennt den neuesten Stand.
Vier Themen
Wo wir ansetzen
Datenanalyse, Kommunikation, Wissensmanagement und die Prüfung von Wissen hängen zusammen. Jedes Thema hat für Ihre Branche eine eigene Seite.
Datenanalyse
Zwischen Anfrage und Buchung liegt die eigentliche Geschichte
Das Buchungssystem zählt Buchungen. Wie viele Anfragen es dafür gebraucht hat, wie viele Angebote ohne Antwort blieben und wo Kunden abgesprungen sind, steht in der Kommunikation.
Kommunikation
Der Kunde fragt Sie. Die Antwort kennt oft der Leistungsträger.
Zwischen Reisenden, Reisebüro, Veranstalter und Leistungsträgern vor Ort laufen viele Nachrichten hin und her. Wir halten sie an der Reise zusammen, damit jede Beraterin weiß, was zuletzt gesagt wurde.
Wissensmanagement
Die beste Beratung beruht auf dem, was andere schon erlebt haben
Welches Hotel in welcher Lage wirklich ruhig ist, welche Busfirma Rollstühle transportieren kann, was ein Stammkunde auf der letzten Reise bemängelt hat. Dieses Wissen macht ein Reisebüro aus – und es verteilt sich auf viele Köpfe.
Wissen validieren
Ein Preis von gestern ist heute eine Behauptung
Im Tourismus ändern sich Preise, Verfügbarkeiten, Fahrpläne und Öffnungszeiten ständig. Eine KI-Antwort, die auf einem alten Stand beruht, klingt genauso überzeugend wie eine richtige. Deshalb binden wir jede Auskunft an Quelle und Datum.
Anwendungsfälle
Konkrete Abläufe zum Einstieg
Wir beginnen mit einem Ablauf, der heute spürbar Zeit kostet. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
Reiseanfragen strukturiert erfassen
Reisewünsche in Eckdaten übersetzen und fehlende Angaben gezielt erfragen.
Angebote mit belegtem Preisstand vorbereiten
Angebotsentwürfe, bei denen jeder Baustein Preis, Stand und Quelle trägt.
Umbuchungs- und Stornowünsche vorbereiten
Umbuchungs- und Stornowünsche mit Bedingungen und offenen Fragen für die Entscheidung aufbereiten.
Teilnehmerangaben für Gruppenreisen zusammenführen
Anmeldungen und Änderungen zu Gruppenreisen zusammenführen und Lücken vor der Abreise zeigen.
Gästeanfragen in der Destination beantworten
Gästefragen zur Destination aus freigegebenen Informationen beantworten, mit Quelle und Stand.
Ihre Werkzeuge bleiben
Wir lösen keine Systeme ab, die im Tourismus gut funktionieren. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir an; wo nicht, klären wir in der Analysephase, was möglich ist und mit welchem Aufwand.
Wie Integrationen ablaufen →In der Branche verbreitet
- Reservierungs- und Buchungssysteme
- Veranstalter- und Agentursoftware
- CRM
- Destinationsdatenbanken
- Microsoft 365
- Messenger
Die Nennung bedeutet nicht, dass für jedes dieser Systeme schon eine fertige Anbindung besteht.
Branchenneutral
OfficeHub: Alle Kanäle. Ein sauberer Vorgang.
Die Basis-Vorgangsplattform. Kommunikation, Anfragen und Aufgaben laufen zentral zusammen. Sie starten mit Vorgängen; wenn das Geschäft komplexer wird, wächst die Struktur mit, ohne dass Sie etwas umbauen. Es sind dieselben Vorgänge.
Erstgespräch
Sehen wir uns an, wo im Tourismus bei Ihnen Zeit verloren geht.
Ein Gespräch, keine Präsentation. Wir schauen uns an, worüber in Ihrem Betrieb kommuniziert wird, wo Vorgänge auseinanderfallen und was sich mit welchem Aufwand automatisieren lässt. Unverbindlich.
Erstgespräch vereinbarenBleibt unser Buchungssystem führend?
Ja. Buchungen, Kontingente, Preise und Rechnungen bleiben in Ihren bestehenden Systemen. Wir ordnen die Kommunikation, die zu einer Buchung führt und sie begleitet, und lesen Daten nur dort, wo eine Anbindung möglich ist.
Erstellt das System verbindliche Angebote?
Nein. Es bereitet Angebotsentwürfe aus freigegebenen Quellen vor, mit Stand der Preise. Verbindlich wird ein Angebot erst, wenn Ihr Team es geprüft und versendet hat.
Passt das auch für Tourismusverbände?
Ja, mit anderem Schwerpunkt. Dort geht es meist um Gästeanfragen und die Abstimmung mit Betrieben in der Region, weniger um Buchungen. Welche Abläufe passen, klären wir im Erstgespräch.
Womit fangen wir an?
Häufig mit der Erfassung von Reiseanfragen oder mit wiederkehrenden Gästefragen. Ein Ablauf wird eingerichtet, gegen echte Anfragen abgenommen und erst dann erweitert.