Zwei Sichten auf dasselbe Projekt
Ein Projektplan wird aufgestellt, abgestimmt und dann fortgeschrieben. Jede Fortschreibung überschreibt den vorigen Stand oder legt eine neue Version an. Was dabei verloren geht, ist die Begründung: Warum wurde der Montagebeginn verschoben? Wer hat zugestimmt? Welche Alternative wurde verworfen? Der Projektverlauf beantwortet genau diese Fragen. Er ist keine zweite Version des Plans, sondern die Geschichte dahinter, zusammengesetzt aus Nachrichten, Protokollen und Entscheidungen.
Wo der Verlauf heute steckt
In den meisten Betrieben ist der Projektverlauf nicht an einer Stelle festgehalten. Er verteilt sich auf Postfächer mehrerer Beteiligter, auf Besprechungsprotokolle, Messenger-Verläufe und das Gedächtnis der Projektleitung. Solange das Projekt läuft und dieselben Menschen daran arbeiten, geht das irgendwie. Spätestens bei einer Nachtragsforderung, einem Wechsel der Zuständigkeit oder einer Gewährleistungsfrage beginnt die mühsame Suche.
Warum der Unterschied wertvoll ist
Der Abstand zwischen Plan und Verlauf ist nicht nur ein Ärgernis, sondern eine Informationsquelle. Er zeigt, welche Annahmen nicht gehalten haben, welche Abhängigkeiten unterschätzt wurden und an welchen Stellen Entscheidungen zu spät fielen. Wer diesen Unterschied über mehrere Projekte hinweg betrachtet, plant das nächste realistischer. Dafür muss der Verlauf aber nachvollziehbar vorliegen, mit Datum, Beteiligten und Begründung.
Den Verlauf festhalten, ohne Mehrarbeit
Niemand möchte neben dem Projekt noch ein Projekttagebuch führen. Praktikabler ist, die ohnehin entstehende Kommunikation den Arbeitspaketen zuzuordnen und Entscheidungen darin als solche zu kennzeichnen. KheepU verbindet dazu Mails, Protokolle und Notizen mit den Arbeitspaketen aus Ihrer Projektsoftware, ohne sie zu kopieren: Die Originale bleiben in Ihren Systemen, der Verlauf verweist auf sie. So lässt sich später nachvollziehen, wer wann auf welcher Grundlage entschieden hat.
Was der Verlauf nicht leisten kann
Ein Projektverlauf aus der Kommunikation ist so vollständig wie die Kommunikation selbst. Absprachen, die nur mündlich getroffen und nirgends notiert wurden, fehlen. Auch die Bewertung, ob eine Entscheidung richtig war, liefert der Verlauf nicht. Er stellt die Fakten bereit, die Einordnung bleibt Aufgabe der Menschen, die das Projekt kennen.